Politikalar ve prosedürler bir işletme için önemlidir, çünkü Avustralya Sağlık ve Aileler Bakanlığı tarafından açıklandığı gibi, bir işletmenin nasıl ahlaki, etik ve yasal bakış açısını tanıması ve nasıl tanımlanması gerektiğini tanımlar. Bu nedenle politika ve prosedürleri geliştirmek, bir şirketin verimliliğini ve iç ve dış ilişkileri güçlendirebilir. Bu da daha iyi gelir ve genel iş başarısına dönüşebilir.
İşletmenin amaçlarını belirleyin. Politika ve prosedürlerdeki her şey bu amaçları yansıtmalıdır.
Güncel olup olmadıklarını öğrenmek ve şirketin hedeflerini yerine getirmek için mevcut politika ve prosedürleri gözden geçirin.
Çalışanların politika ve prosedürlerde nelere ihtiyaç duyduğuna dair girdi elde etmek için resmi ve gayrı resmi çalışan toplantıları, görüşmeler ve anketler düzenleyin. Yönetimin politikalar ve prosedürler için neyin önemli olduğu konusunda farklı görüşler olması mümkündür. Çalışan görüşlerini dahil etmek, çalışanların ihtiyaçlarını karşılamayan politika ve prosedürlere sahip olma riskini ortadan kaldırır.
Ticari faaliyetler için geçerli yasaları araştırın. Bu yasalar zaman içinde değişebilir. Mevcut politika ve prosedürler kılavuzu, yasaların mevcut versiyonunu yansıtmalı ve bu yasaların protokolleri nasıl etkilediğini açıkça tanımlamalıdır.
Politikaları ve prosedürleri iki bölüme ayırın. İlk bölüm tüm çalışanlar için geçerli olan protokolleri özetlemelidir. İkinci bölüm, bölüm tarafından alt bölümlere ayrılmalı ve her şirket bölümü için geçerli olan düzenlemeleri detaylandırmalıdır. Bu, çalışanların işleriyle ilgili verileri hızla bulmasını sağlar.
Gözden geçirilmiş politikalar ve prosedürler için özlü olan ve okuyucuyu el kitabının her yerine çeviren bırakmayan bir format seçin.
Her bölüm için ana hat geliştirin ve derini çizin. Servis ve iş tanımlarının net olup olmadığını ve belirsizlik alanlarını belirlemek için bir komite tarafından incelenmelerini isteyin.
7 C'ler için politika ve prosedürleri gözden geçirin. Work.com'dan Chris Anderson tarafından belirtildiği gibi, 7 C'ler bağlam (kapsamlar ile ilgilidir), tutarlılık (terimler boyunca aynı şekilde kullanılır), eksiksizlik (bilgi açığı yok), kontrol (detaylar şirket amaçları ve yetkileri), uyum (terimler, kuralların yanı sıra cezaların nasıl karşılanacağını, doğruluğunu (yazım hatası, yazım veya dilbilgisi hatası) ve açıklığı (belirsizlik yok) gösterir.
Şirket dışındaki uzmanlar tarafından politika ve prosedürleri gözden geçirin. Örneğin, bir avukat yasal boşluklar veya borçlar içermediklerinden emin olmak için politikaları ve prosedürleri inceleyebilir.
İpuçları
-
Politikaları ve prosedürleri oluştururken farklı öğrenme stillerini aklınızda bulundurun. Daha fazla grafik öğrenenlere yardım etmek için grafikler ve görsel sunumlar eklediğinizden emin olun.
