Bir şirket ortamındaki politika ve prosedürleri kolaylaştırmak zor bir süreç olabilir. Şirket ister üretim fabrikası isterse küçük bir ofis olsun, şirketin uyguladığı tüm politika ve prosedürleri düzenlemekten büyük ölçüde faydalanacaktır. Bu projenin bir kişinin büyük ölçekte yönetmesi zordur. Bu süreç, şirketin tüm seviyelerinin çalışılmasını gerektirdiğinden, görevin tam olarak tamamlanması birkaç yıl alabilir.
Şirketinizde veya çalıştığınız şirket içinde ortaya çıkan tüm politika ve prosedürleri araştırın. Şirketin her departmanını ve her gün ne gibi politika ve prosedürler yaptığını gözlemlemek için birkaç gün sürebilir.
Çalışanların verimliliğini artıran veya yavaşlatan tüm prosedürleri ve politikaları not edin. Görevler için onay almanın ne kadar sürdüğünü, mahkemelerdeki herhangi bir lisans, noter veya izinle birlikte öğrenin.
Her politika ve prosedürü maliyet etkinliği, verimlilik ve gereklilik açısından değerlendirin.
Gereksiz yönetim görevlerini, onaylarını veya evraklarını ortadan kaldıran yeni bir politika ve prosedür planı yapın. Örneğin, çalışanlar bir elektronik tabloya veri girebilir ve basılı kopya yazdırmak yerine e-postayla gönderebilir.
Bir projenin birkaç farklı kişi tarafından gözden geçirilmesi gibi, şirkette meydana gelen yinelenen süreçleri not alın. Mümkün olduğu kadar çok sayıda yinelenen adımı ortadan kaldırın. Örneğin, birkaç kişi tarafından incelenen bir projenin yalnızca bir nitelikli incelemeye ihtiyacı olabilir.
Şirketle çalışan çalışanlara, yöneticilere ve hatta şirket dışındaki çalışanlara, o şirketin politikaları ve prosedürleri hakkında neleri değiştireceklerini sorun. Bu, birçok hatalı politikanın ortaya çıkmasına ve her seviyeden memnun bir şirketin kurulmasına yardımcı olabilir.
Birden fazla çalışanın aynı görevi gerçekleştirdiğini izleyerek görevleri tamamlamanın en hızlı ve en basit yolunu bulun. Bu görevi yerine getirmenin ideal yolunu bulduğunuzda, görevi bu şekilde tamamlaması için diğer tüm çalışanları eğitin.
Şirketteki tüm ekipman, makine ve bilgisayarları onarın ve yükseltin. Bu verimsiz zamanı azaltır ve son işlemin hızlanmasına yardımcı olur.
Tüm el kitaplarını ve eğitim belgelerini inceleyin. Görevleri tamamlamak için net ve özlü bir standart sağlamak için tüm dili basitleştirin ve kılavuzun tüm gereksiz kısımlarını azaltın.
Tüm verileri toplayın, ardından gereksiz politika ve prosedürleri ortadan kaldırmak için bir teklif oluşturun. Verileri, şirket sahiplerine hangi değişikliklerin uygulanacağını belirleyebilecekleri şekilde sunun.
