Tanımadığınız birine bir iş mektubu yazmak, zaten tanıdığınız birisine mektup yazmaktan daha zor değildir. Bununla birlikte, mektubun formatı hala profesyonel olmalı ve iş dünyasında uygun iletişim kurallarına uymalıdır. Bir iş mektubuna başlamadan önce, alıcının isminin nasıl doğru yazıldığından ve kişinin doğru unvanının ve şirket adresinin nasıl yazıldığından emin olun.
Mektubu, kişinin kendi soyadını kullanarak, "Sayın Bay Smith" veya "Sayın Bayan Johnson" gibi bilinmeyen bir kişi için uygun bir ticari tanıtımla başlatın. Mektup medeni durumu bilinmeyen bir kadına hitap ediyorsa, "Bayan" önekini kullanın. Mektubu doğada daha resmi ise, tanıtımı virgül yerine iki nokta ile sonlandırın.
Henüz tanışmadığınız için kendinizi alıcıya tanıtın. Mektubun ilk paragrafında neden yazdığınızı açıklayın.Profesyonel bir sesle sorgunuzun amacını ve ne istediğinizi alıcıya iletin.
Mektubu işe uygun biçimde yazın. Sayfanın sol tarafına boşaltılan paragrafları kullanın ve paragraf girintilerinden kaçının. Her paragraftan sonra tek bir boşluk ekleyin. Mektubu, "Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" gibi işe uygun bir imzayla bitirin.
Mektubun gövdesinde profesyonel ve nesnel bir ses kullanın. Yine de saygı gösterirken tarafsız ve arkadaşça kalın. Zaman ayırdığı için teşekkür notunu ekle.
