Bir işletmeyi yönetirken, bir müşteriye, satıcıya veya iş ortağına hayır demek zorunda olduğunuz zamanlar vardır. Profesyonel bir şekilde yapmak, iyi bir ilişki sürdürmenize yardımcı olabilir.
Mesleki Mektup Sunumu
Mektubunuzu şirket antetli kağıdında veya sabit olarak yazın ve mektubu kuruluşunuzdaki en uygun kişiden gönderin. Müşteri şikayet numarası varsa, başvuruda bulunacağınız satınalma siparişi numarası veya hesabı yazışmalarınıza dahil edin.
Davanızı belirtin
Müşteriye isteğine teşekkür etmek gibi olumlu bir not alın, sonra tam anlamıyla gelin. Örneğin, “Modelinizdeki XYZ video kameradaki garantinin durumuna ilişkin himayeniz ve son mektubunuz için teşekkür ederiz. Kapsamlı bir araştırmadan sonra, video kameranızda talep edildiği şekilde garantiyi yerine getiremediğimizi görüyoruz. ”
Gerekçenizi Yedekleyin
Bir müşterinin isteğini neden reddettiğinize özel bir neden belirtin. Örneğin, şirket politikasından alıntı yapın, davanın olaylarını gözden geçirin ya da kararınızın arkasındakileri özetleyin. Gerekirse sözleşmelerin kopyaları, garantiler veya konumunuzu destekleyen diğer evraklar gibi ekleri ekleyin. Örneğin, ekteki garanti sözleşmesinde göreceğiniz üzere, bu tam hizmet politikası ilk 12 aylık mülkiyet için yürürlükte kaldı. Kayıtlarımıza göre, kameranızı üç yıl önce satın aldınız ve bugünün talebini geçersiz kıldık. ”
Uzlaşma teklif et
Bazı durumlarda, uzlaşmaya ya da bir zeytin dalı genişletmeye yer yoktur, ancak müşterinin işini yolun aşağısında tutmak istiyorsanız, darbeyi yumuşatmak için bir tür imtiyaz teklif edin. Örneğin, “Yeni bir video kamera satın alırken size yüzde 25 indirim yapmak istiyoruz” veya “Ek olarak, lütfen mağazamızda elektronik olarak satın alınabilecek 50 dolarlık bir hediye kartı bulun.”
Diğer Reddetme Tipleri
İşinizi yürütürken, tedarikçilerle sözleşme koşullarını reddetmeniz, çalışanların tatil süresi için taleplerini reddetmeniz veya başka iş ortaklarına profesyonel yazışmalar yapmanız gerekebilir. Mektubu özel duruma göre düzenleyerek yukarıda açıklanan aynı genel yönergeleri izleyin.
İpuçları
-
Sözleşme reddi: “ABC Atık Kaldırma ile sözleşmemizi yenileme fırsatı için teşekkür ederiz. Ücretlerdeki son artışınız nedeniyle, başka bir tedarikçinin hizmetlerini kullanmayı seçtik. ”
Çalışan istekleri: “Aralık ayının son haftasında ücretli izin talebiniz reddedildi, çünkü bu hafta yıl sonu envanteri nedeniyle tüm çalışanlara karartıldı.
Meslektaş davetiyeleri: “Yönetim kurulunda görev alacağınız davet için teşekkür ederiz. Maalesef, şu anda herhangi bir yeni rol üstlenmemi engelleyen bir dizi önceki profesyonel bağlılığım var. ”
Sar
Mektubunuzu, mevcut ilişki için şükran ifadesiyle ve ardından konuyu daha fazla tartışmak için bir davetiyeyle tamamlayın. Örneğin, “İşiniz için teşekkür ederiz.Sorularınız veya bu konuyu daha fazla tartışmak istiyorsanız, lütfen doğrudan benimle temas kurmaktan çekinmeyin. ”
