Prosedürler ve Politikalar Nasıl Yazılır?

Güçlü prosedürler ve politikalar yazmanın anahtarı, dokümanları organizasyonun kurallarını belgeleyecek kadar sert hale getirmek, ancak tasarlanan yolunuzdaki her küçük şeyi belgelemeniz gerektiğinden sapma olmadan kolayca takip edilebilecek kadar esnek hale getirmektir. Birçok kuruluşta SÇP olarak adlandırılan prosedürleri ve politikaları veya Standart Çalışma Prosedürlerini duyabilirsiniz. Bu belgeler bir organizasyon için bel kemiğini oluşturur, bu nedenle bunları iyi yazmak işin yolunda kalmasına yardımcı olacak ve standart prosedürlerin tüm personel tarafından aynı şekilde yürütülmesini sağlayacaktır. Düzenli bir endüstride çalışıyorsanız, ilaç veya biyoteknoloji şirketleri gibi, güçlü SOP'lar, Gıda ve İlaç İdaresi'nin bu belgelere ilk önce herhangi bir denetimde bakması nedeniyle işinizin başarısı için kesinlikle çok önemlidir.

Kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu tüm prosedür ve politikaların ana hatlarını çizin. Kısa bir prosedür ve politika taslağı oluşturmak, yazınızı düzenlemenize yardımcı olacaktır. Politika ve prosedürleri departmana göre gruplamak, düşüncelerinizi düzenlemenize yardımcı olabilir. Taslağı en önemli belgelerle başlangıçta SOP'ların hazırlanmasına öncelik verebilmek için düzenleyin. Ne de olsa, bir yerden başlamanız ve en azından bunun yapılacağı en önemli yöntemle başlamanız gerekiyor. SOPS desteklendikten sonra bu ilk belgeleri tekrar ziyaret etmeniz gerekebilir. SOPS'un birbiriyle çatışmaması şarttır.

Bireysel prosedürleri ve politikaları, her belgenin tamamlanmasında yer alan ayrı görevlere bölün. Anahatınıza, her bir belge için alt görevler ekleyin, böylece adımlar açık, mantıklı ve sırayla olur. Bu şekilde belgeler neredeyse kendilerini yazıyor. Yine de, yalnızca en geniş adımları eklediğinizden emin olun. SOPS'unuzu çok ayrıntılı bir şekilde yazarsanız, sapma olma ihtimali çok fazladır. İyi bir şey değil.

Görevleri yapan personelle görüşün. Halen görevleri yerine getiren çalışanlardan gelen değerli girdileri göz ardı etmeyin. SÇP, işlerin nasıl yapıldığını belgelemeli ve bunlar, bildikleri insanlar. Bu nedenle, çalışanlardan ve yöneticilerden olmayan bazı taslak belgeler hazırlamalarını isteyin. Teknik bir yazar tarafından her zaman güçlendirilebilirler.

Personelinizin izleyebilmesi için taslağınızı daha ayrıntılı prosedürlerle doldurun. Politikalar ve prosedürler yazarken basit tutmak için en iyi yöntemdir. Beşinci sınıf ABD seviyesine yazmak da yaygın olarak kabul edilen bir uygulamadır - bu, beşinci sınıf öğrencisinin her bir kelimeyi okuyabilmesi ve anlayabilmesi gerektiği anlamına gelir.

Prosedürleri ve politikaları kimin imzalayacağına karar verin. İmza atmak bazı üst seviye isimler içermeli, böylece patronlar işlerin nasıl yapıldığının farkındalar. Bazı kuruluşlar, yasaların ihlal edilmemesini sağlamak için her politika ve prosedürü insan kaynakları departmanı veya yasal şubeleri aracılığıyla yürütür.

Politikayı görüşmek üzere tüm tarafları bir odada toplamak için bir inceleme toplantısı yapın. Eğer mümkünse, bütün partileri bir odada belirli bir politika hakkında tartışmak için bir araya getirmek belgeyi dolaştırmaktan ve yorum istemekten çok daha hızlı bir şekilde ilerletecektir. İşleri hızlandırmak istiyorsanız, toplantı sonunda SÇP'yi imzalatmak için bir hedef belirleyin.

İmza, tarih, sürüm kontrolü ve kesinleşmiş prosedür ve politikaları yayınlayın. Her çalışana, gerektiğinde revize edilmiş belgelerle güncellenebilecek bir çalışan el kitabı vermeyi düşünün. Aslında, tüm çalışanların güncel olmasını sağlamak için çalışan el kitaplarını periyodik olarak denetlemek de dahil olmak üzere defterlerin kullanımı için bir politika ve prosedür oluşturun.

Mevcut onaylanmış SÇP'leri bir programda gözden geçirin. Uygulamaların ve politikaların değişmediğinden emin olmak için her SOP yılda bir veya en az iki yılda bir gözden geçirilmelidir. Yeni imzalar ve tarihler aldığınızdan emin olun, böylece denetlenirse arka sürümlerin açık bir şekilde izlenmesi sağlanır.