İşletmeler, bireysel yükleniciler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar, hizmetlerinin yürütülmesini ve katılımını düzenleyen yönergeleri ifade etmek için politika beyanları oluşturur. Bu politikalar protokoller oluşturur ve bir yerle sözleşme yapan veya bir yeri ziyaret eden herkesin uyması gereken parametreleri belirler. Bu politikaların oluşturulması, şirket hedefleriyle doğrudan bir korelasyon kurulmasının yanı sıra, tüm organizasyonel varlıklardan gelen girdilerle başlar. Politika yazarları için, araştırma, hazırlama ve formatlar ve dağıtımla ilgili kararlar protokol yazma sürecinin büyük bölümünü elinde tutar.
Yazmaya hazırlanın. Not alma materyallerini toplayın, belirlenmiş bir bilgisayarı veya kelime işlemcisini sabitleyin ve yazının büyük bölümünü yürütmek için bir alan seçin. Ek olarak, ilke stilini ve ilke belgesi için font türlerini dikkate alırken ilke veya protokolün ana dilini seçin.
Yeni bir politika veya belgenin oluşturulmasına katkı sağlamak için kilit personel ile bir toplantı yapın. Örneğin, fiziksel güvenlik politikası parametreleri, hem insan kaynakları temsilcisini hem de güvenlik personelini politika gereklilikleriyle ilgili görüşlerini bildirmesini gerektirir. Toplanan bilgilerden politikalar veya protokoller oluşturmak için toplantı tutanaklarını kullanın.
Şirket veya hizmet misyonunu değerlendirin. Politika veya protokolün genel tonu için şirket misyonunun dilini ve uygulamasını rehber olarak kullanın. Örneğin, dikkatli planlama ve raporlama önlemlerinin tekrarı, endüstriyel güvenlik topluluğu içindeki politika yapıcılar için büyük önem taşımaktadır.
İzleyiciyi araştırın. Politika belgesi için birincil izleyici kitlesini oluşturan müşteri, müteahhit veya çalışan sayısını sayın. Yer ve dağıtım gerekliliklerini belirlemek için bu kişilerin iş veya işle ilgili yerlerini belirleyin. Ayrıca, çalışanın görev tanımlarını ve politika belgesine dahil edilebilecek sözleşmeleri gözden geçirin.
İşyerinin veya iş alanının fiziksel düzenini gözden geçirin. Protokol belgesinin çevre ve güvenlik bölümünün oluşturulmasında kullanım için boyutları, mevcut trafik yollarını ve tuvalet ve çalışan salonları gibi özel alanları belgeleyin. Maksimum kapasite sınırları ve zorunlu yangın güvenliği cihazları gibi gereklilikleri belirlemek için yerel itfaiye veya iş güvenliği organizasyonu gibi dış kurumlarla iletişim kurun.
Mevcut şirket belgelerini inceleyin. Yeni bir politika ve prosedür belgesi oluşturmak için mevcut tüm şirket politika mektuplarını, önceki protokol kılavuzlarını ve hizmetle ilgili belgeleri toplayın. Eski bilgileri tanımlayın ve gerekli verileri gerektiği gibi güncelleyin. Resmi imza gerektiren formlar için, asıl imzalayanı veya uygun bir yedek veya vekili bulun. Hala hassas bilgiler içerebilecek güncel olmayan verileri doğru şekilde atın.
Ürün güvenliği ve kullanımını araştırın. Ürün distribütörleri, perakendeciler veya üreticiler, satılan veya üretilen bir ürünün uygun kullanım ve güvenlik önlemlerini araştırmalıdır. Bu bilgileri, güvenlik ve acil durum verileri sunarken hizmet politikası kılavuzlarının prosedür bölümüne ekleyin. Tehlikeli madde olan veya içeren maddeler için güvenli elleçleme ve imha verileri ekleyin.
Birden çok format oluşturun. Politika veya protokolün kitap ve elektronik sürümleri, belgenin izleyicisine kolaylık sağlar. Elektronik politika belgeleri, okuyucuların politikayı birden fazla yerden rahatça gözden geçirmesine olanak sağlar. Ek olarak, kitap veya basılı kopya formatı gerektiğinde hızlı inceleme için fiziksel bir sürüm sağlar.
