Bir politika ve prosedür el kitabı oluşturmak, bir kuruluşta tutarlılık için açık protokoller sağlamanıza yardımcı olur. İşverenler, kıyafet kurallarından müşteri ilişkilerine kadar çeşitli alanlarda kabul edilebilir davranışları ortaya koymaktadır. Çalışanlar onu okur ve kılavuzda oluşturulan politikaları ihlal etmek için herhangi bir sonuçları kabul ederek bir onay mektubu imzalar. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş için politika ve prosedür kılavuzu yazarken kilit alanlara odaklanın.
Odak Noktaları
Organizasyon ve Yönetim: Bu bölümde, kuruluşun misyon ve vizyon ifadelerini belirtiniz. Devlet Sekreterliğine kayıtlı olan tüzükleri ve ana sözleşmeleri de dahil ederek kar amacı gütmeyen durumu detaylandırın. Organizasyon tanımlandıktan sonra, kilit yönetim rol ve görevlerini detaylandırın. Organizasyon şeması, tüm çalışanların neyin ve komuta zincirinden kimin sorumlu olduğunu anlamalarına yardımcı olur.
İnsan kaynakları: İnsan kaynakları bölümünde, yönetim kurulunun sorumluluklarını, gönüllülerin nasıl yetiştirildiğini ve geliştirildiğini ve personelin nasıl eğitildiğini tanımlayın. Davranış, performans değerlendirme listeleri, sosyal haklar ve tazminatla ilgili kurallar dahil personel politikalarını dahil edin.
Bağış: Kar amacı gütmeyen kuruluşlara İç Gelir Servisi aracılığıyla vergi muafiyeti durumu verilir. Kâr amacı gütmeyen kuruluş kendini uygun şekilde davranmazsa bu durum iptal edilebilir. Bu bölüm, kar amacı gütmeyen kuruluşların bağışlar, bağışlar, kurumsal sponsorlar veya etkinlikler dahil olmak üzere fon sağlama amacıyla kullandığı araçları açıklamaktadır. Mali yönetim de, bütçelerin kar amacı gütmeyen programlara neyin yol açtığını ve faaliyetlere neyin yol açtığını belirterek açıklanmalıdır.
Yasalar ve Düzenlemeler: Kâr amacı gütmeyen faaliyetleri etkileyen yasaları, vergileri ve düzenlemeleri özetleyin. Bunlar, organizasyon tarafından yürütülen savunuculuk ve lobi faaliyetlerini içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir.
Politika ve Prosedürlerin Geliştirilmesi
Politikalar ve prosedürler el kitabı, insanları sorumlu tutma yolunda bir yol haline geldiğinden, politikaları tutarlı bir biçimde format ve tonda oluşturmak önemlidir.
Politikalar: Politikalarla aynılığı sağlamak için bir şablon kullanın. Her politikanın içeriği belirten bir politika başlığı olmalıdır. Politika için bir amaç tanımlayın. Politika amaçlarına bir örnek, "Para toplama işlemlerinde mali sorumluluğun sağlanması" şeklinde olabilir. Politikaya ilişkin bir yasa veya tüzük varsa, ihtiyaca ek doğrulama sağlamak için bunu belirtin.
Politikanın kapsamını tanımlayın. Bu, politikanın herkese, kurul üyelerine veya yalnızca bir bağış toplama ekibi gibi belirli bir çalışan grubuna ait olup olmadığını içerebilir. Büyük kuruluşlar için, belirli politikaya uygun sorumlu tarafın adını ve irtibat numarasını belirtin. Örneğin, hukuk danışmanı iletişim bilgilerini lobicilik kuralları ve yönetmelik politikaları hakkındaki bilgilerle birlikte listeleyin.
prosedürler: İşlerin basit adımlarla nasıl yapıldığını açıklayın. Politikalar ve prosedürler bazı senaryolarda birleştirilebilirken, prosedürler genellikle kilit süreçler için ayrı bir bölümdür. Anahtar prosedürleri ve sorun giderme alanlarını tanımlayın. Buna açılış ve kapanış prosedürleri de dahildir. Bilgisayar, parola veya diğer teknik sorunları gidermek için prosedürler geliştirin. Hızlandırılmış müşteri sorunları için süreçler oluşturun. Tutarlılık gerektiren veya yerine getirilmesini isteyen personelin el kitabında ana hatları verilen bir prosedür haline gelmesine neden olabilecek herhangi bir görevi vardır.
Tutarlı prosedürler işgücü zamanından tasarruf sağlar çünkü çalışanların liderlik yapmadan işleri halletmeleri veya yardım veya müdahaleyi desteklemesi için kaynakları vardır.
