Hoşçakal demek, bırakmakta olduğun kişisel ya da profesyonel bir ilişki olsun. Ancak, müşterilerinizle yollarını ayırırken, sebebi ne olursa olsun, haberi paylaşırken kasıtlı, şeffaf ve temkinli olmak önemlidir. Müşterileriniz işinizde önemli bir rol oynadı ve onlara böyle davranmalısınız.
Anlamlı bir mektup oluşturun
Müşterilere veda mektupları yazmak karmaşık olmak zorunda değildir. Ancak zamanında yapılması gerekiyor. Birçoğumuz ortaya çıkacak duygulardan korktuğu için acele ediyor veya kendi yönümüzde ilerlerken tamamen planlanmış veya tamamen atlanmış. Bu şekilde olmak zorunda değil. Fırsatı işaretleyin ve müşterilerinizin işinizde oynadığı rolü onurlandırın.
Okuyucunuzu Tanıyın
Açık görünebilir, ancak müşterilere yazışmaların sebebi konusunda net olmak önemlidir. İşsiz mi gidiyorsun? Emekli misin Yoksa "sorunlu" müşterileri firmanızdan mı kaldırıyorsunuz? Müşterilerinizle daha resmi bir ilişkiniz var mı, yoksa daha mı geçici? Mektubun kime yönlendirildiği ve onlarla ilişkiniz konusunda net olmak, eldeki uygun seslendirme konularıyla nasıl yazılacağını belirlemenize yardımcı olacaktır.
Örneğin, istenmeyen bir grup müşteriye veda mektubu yazıyorsanız, günah keçisi yaklaşımı denilen şeyi kullanabilirsiniz.
Özlü Olun, Ama Sıcak Olun
Muhtemelen, sebebiniz ne olursa olsun, mektubunuz müşterilerinizi etkileyecektir. Mektubunuzu yazarken mesajınızı düşünün. Net ve özlü bir dil kullanın ancak arkadaşça ve ulaşılabilir bir ton kullanın. Bilgileri müşterinize aktarıyorsunuz ve mümkün olduğu kadar özlü olmanız önemlidir. Ayrıntılarla uzun açıklamalara gerek yoktur;
Haberleri Gömme
Mesleki ilişkilerde, veda müşteri mektubunun ilk paragrafı, müşteri ilişkilerinin sona erdiğini, zaman çizelgesini ve önceden verilmiş herhangi bir sözleşmede veya sözleşmede kararlaştırılan hizmetlerin durumunu açıkça belirtmelidir. Bunu yaparak tonu ayarladınız ve yazışmalarınızı netleştiriyorsunuz. Sonlandırmayı şekerli hale getirmeye çalışmak veya kötü haberi gömmek sadece müşteriye kafa karıştırıcı olacaktır.
Müşterilerinizi Değişime Hazırlayın
Müşterilerinize elveda dediğiniz durumlarda, şirketten ayrıldığınız için, bundan sonra ne olacağı konusunda net olun. Müşteriler neden ayrıldığınızı, zaman çizelgenizi ve ne bekleyebileceklerini mektubun sonuna kadar iyi anlamalıdırlar. Her zaman müşterinizin şirketinizle iletişim kurması ve sonraki adımları bilmeleri için bir yol bulun.
Müşterinize bir veda mektubu yazmak, olumsuz bir deneyim olmak zorunda değildir. Aslında, güvenilirliğini ve profesyonellik artırabilir. Basit tutun, özlü ve net ve şansınız, eylemleriniz takdir edilecektir.
