Düzgün masaüstleri ve düzenli masa çekmeceleri yalnızca iyi bir organizasyonun ne anlama geldiğinin yüzeyini çizer. Bunun yerine, çalışanlarınızı düzenli tutmak, perde arkasına gidip ofis organizasyonunu içten içe ele almak anlamına gelir. Ayrıca, çalışanların organize olma yaklaşımına bir miktar yaratıcı düşüncenin yanı sıra geleneksel ve açık önlemlerin dahil edilmesi anlamına da gelebilir.
Çoklu Çalışmayı Durdur
Çok görevli çalışmanın daha fazla iş yapmanın iyi bir yolu gibi görünse de, bir kerede birden fazla görev üzerinde çalışmak hem üretkenliği azaltır hem de çalışanlarınızı organize etme girişimlerinizi engeller. Amerikan Yönetim Derneği'ne göre, verimlilikteki net düşüş yüzde 75 kadar yüksek olabilir. Çalışanlarınızın etkinliklere ve görevlere öncelik vermelerini ve net bir kural belirleyin ve ilk önce en yüksek öncelikli görev veya etkinlik üzerinde çalışın. Bu sadece üretkenliği artırmak ve stresi azaltmakla kalmaz, aynı zamanda daha iyi organize iş akışı sağlar.
Bilgi Deposu Kurma
Formları, belge şablonlarını, şirket politikalarının kopyalarını ve çalışanların sıkça paylaştığı veya eriştiği diğer tüm bilgileri saklamak için Web tabanlı bir uygulama çerçevesi veya paylaşılan ağ sürücüsü gibi merkezi bir konum belirleyin ve kurun. Yaygın olarak erişilen bilgilerin depolanacağı bir yere sahip olmak, kolay erişim sağlar ve herkesin düzenli kalmasına yardımcı olur. Aynı şekilde, merkezi, ortak bir şirket veya departman takvimi, herkesi neler olduğu konusunda bilgilendirir ve çalışanlara günlük ve haftalık planlar oluşturmada yardımcı olur.
Toplantılar ve İletişim
Beklentilerinizi netleştirin, görevleri devredin ve mümkün olduğunda değişiklikler hakkında önceden bilgi verin. Çalışanların ne beklediğinizi ve ne üzerinde çalışmak istediklerini bilmelerini sağlamak, önceden planlama ve daha iyi organizasyon için olanak sağlar. Atanan hedefler konusundaki ilerlemeyi değerlendirmek için haftalık veya aylık bireysel ve grup toplantıları yapın.Atölyeler, konuşmacılar ve örgütsel becerilerini geliştirmek için mücadele eden çalışanlar ile birlikte çalışarak doğrudan iyi organizasyona hitap edin. Unutkanlığın iyi organizasyonu etkileme olasılığını azaltmak için toplantılar sırasında not almayı teşvik edin.
Planlama için Zamana İzin Ver
Çalışanların her günün sonunda planlama için 15 dakika ayırmalarını isteyin. Gelecek haftanın programını incelemek ve gelecek haftaya hazırlamak için her Cuma öğleden sonra 15 dakika daha ekleyin. Çalışanlarınızın planlama becerilerini geliştirmelerine yardımcı olmak, önceden malzeme veya bilgi hazırlamalarına izin vererek organizasyonu da geliştirir. Önceden planlama aynı zamanda çalışanların bir iş günü içinde çok fazla neye uymaya çalıştıklarını görmelerine yardımcı olabilir, bu da günlük hedefleri yeniden belirleme veya yardım isteme ihtiyacı olduğunu gösterir.
