Kuruluşunuzun birden fazla çalışanı varsa ve bu çalışanlar kişisel kredi kartlarıyla şirkete seyahat ediyor veya alışveriş yapıyorsa, bir kredi kartı geri ödeme politikasına ihtiyacınız vardır.Kredi kartı geri ödeme politikaları, hangi masrafların geri ödeneceğini belirlemenizi, harcamaların sınırlarını belirlemenizi ve çalışanlara geri ödeme işleminin nasıl çalıştığını bildirmenizi sağlar.
Ön onay gerekip gerekmediğini belirleyin
Çalışanların kredi kartı harcamalarının geri ödenmesi, insan kaynakları ve muhasebe ne tür bir masraf beklediğiniz konusunda hiçbir fikriniz yoksa, bir bütçe kabusu olabilir. Kredi kartı harcamalarının bazıları veya tümü için ön onay istemek, kredi kartı geri ödeme ücretlerinin uzlaştırılması sırasında çıkartma şokunu ortadan kaldırabilir. Seyahat veya harcama yetkilendirme formları ve satın alma emirleri, yöneticilerin izinsiz harcamaları durdurmasına yardımcı olurken, insan kaynakları ve muhasebenin geri ödenecek maliyetler hakkında bir basketbol sahası fikri edinmesine yardımcı olabilir.
Harcama Sınırlarını Belirle
Harcama limitlerini belirleyerek kredi kartı geri ödemelerini kapatmak, kredi kartı geri ödeme politikalarının bütçe sıkıntılarını önlemeye yardımcı olabileceği bir başka yoldur. Yemekler, oteller ve eğlence için harcama limitlerini belirlemek seyahat geri ödemelerini kontrol altında tutarken, hizmet veya malzemelerin geri ödemeleri satınalma siparişleri veya ön provizyonla kontrol edilmelidir. Örneğin, yemekler için standart ödenekler, çalışanların makbuzları teslim etme ihtiyacını ortadan kaldırabilir ve büyük miktarda geri ödeme yapan kuruluşlar için yararlıdır.
Hangi Giderlerin İade Edileceğini Tanımlayın
Herhangi bir kredi kartı geri ödeme politikası, hangi harcamaların geri ödeneceğini açıkça belirtmelidir. Yiyecek, seyahat ve konaklama masrafları geri ödeme için standart maliyet olsa da, şirket kültürü, müşterileri eğlendirmek, alkollü içecekler ve uzun süreli iş seyahatleri için çamaşırhane hizmeti dahil veya hariç olmak üzere ağırlamak gibi masraflar gibi geri ödemeye tabi diğer maliyetleri belirleyebilir. Politikanız, çalışanların masraf hesaplarının kötüye kullanımını önlemek için ne zaman geri ödenebileceğini ve ne zaman ödeneceğini tanımlamalıdır.
Geri Ödemeyi Teşvik Etmek İçin Gerekenlerin Belirlenmesi
Geri ödeme politikası hangi belgelere ihtiyaç duyulduğunu belirlemezse, çalışan kredi kartı ücretlerinin geri ödemesi muhasebe ve insan kaynakları için hızla sorun olabilir. Bazı şirketler bireysel makbuzlara güvenirken, diğerleri e-postayla gönderilen makbuzları veya açıklamalı kredi kartı beyannamesi kopyalarını kullanır veya fazla evrak işlerini tamamen önlemek için çoğu geri ödemeli masraf için standart ödenekler koyar. Kuruluşunuzun uğraştığı geri ödeme hacmi, politikanızı dikte etmelidir.
