İyi organize olmuş bir ofis dosyalama sistemine sahip olmanın önemi, önemli bir belgenin kaybolmasından daha belirgin değildir. Verimsiz dosyalama sistemleri boşa zaman, para ile sonuçlanabilir ve eksik belgenin ayrılmaz bir bilgi parçası içermesi durumunda kötü karar verilmesine neden olabilir ve onsuz bir karar vermelisiniz. Kaostan sipariş yaratmanın bir yolu, satınalma siparişleri, envanter kalemleri ve tahminleri ve dosya bilgilerini artan sırada veya en düşükten en yüksek sayıya kadar olan dosyalara atadığınız sayısal bir ofis dosyalama sistemi kurmaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Numaralandırma sistemi
-
Dosya dolabı
-
Dosya ayırıcı kılavuzları
-
Dosya ayırıcı sekmeleri
-
Dosya klasörleri, çeşitli renkler
-
Etiketler
Kategorileri Ayarlama ve Numaralandırma Sistemi
Dosya kategorilerini ayarlayın ve kontrol numaralarını atayın. Kuruluşunuzdaki bölümleri ayrı ayrı listeleyin. Her bölüm için bir ana kontrol numarası atayın. Örneğin, küçük bir işletme "Finansal", "Satış", "Satın Alma", "İnsan Kaynakları" ve "Ekipman" gibi kategoriler oluşturmayı seçebilir. Her bir ana kategoriyi tanımlamak için bir kontrol numarası atayın, örneğin 100'den Mali'ye; 200, Satış; 300, Satın Alma; 400, İnsan Kaynakları; ve 500, Ekipman.
Her alt kategoriyi tanımlamak ve tanımlamak için dosya alt kategorileri ayarlayın ve alt kontrol numaraları atayın. Örneğin, Satış kategorisine, Satış Raporları için 10 ekleyebilirsiniz; 20, Satış Tahminleri; ve 30, Satış Fişleri.
Alt kategori içindeki ayrı ayrı belgeleri tanımlamak için her alt kategori içinde bir numaralandırma sistemi kurun. Bu, belgenin üzerinde yazdırdığınız numara olacaktır. Örneğin, önceden basılmış satış tahmini formları için bir sipariş gönderirseniz, ilk formun numarasını 200-20-01 veya 200 20 01 olarak tercih edersiniz. Her başarılı belge birer birer artar. Örneğin, ikinci satış tahmini formuna "200-20-02" yazdıracaksınız.
Dosyalama planınızın ana dizinini oluşturun. Bu, dosya dolabınız için bir içindekiler tablosu olarak işlev görür.
Kabine Kur
Ana ve alt kategorileri tanımlamak için bir renk kodlama sistemi kurun. Örneğin, ana kategorileri tanımlamak için mavi dosya ayırıcı etiketi kullanan bir kural belirleyebilirsiniz. Renkli dosya klasörleri daha sonra satış raporları için kırmızı klasörler, satış tahminleri için yeşil klasörler ve satış makbuzları için sarı klasörler gibi alt kategorileri tanımlayabilir. Dosya klasörlerindeki etiketler, 01-100, 101-200 ve benzerlerini gösteren etiketler gibi içeriğini tanımlayacaktır.
Ana kategori bölücü sekmeleri oluşturun ve dosya dolabına yerleştirin. İlk alt kategori dosya klasörlerini dosya dolabına etiketleyin ve yerleştirin ve gerekirse ekleyin.
Belgeleri uygun sayısal sıraya göre dosyalayın.
İpuçları
-
İşletmenizin gereksinimlerini tanımlamak için biraz zaman ayırın ve işiniz için anlamlı olan bir kategori ve numaralandırma sistemine karar verin.
Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi kullanıyor ve kendi formlarınızı yazdırıyorsanız, dosyalama gereksinimlerini yansıtmak için numaralandırma sistemini değiştirmeniz gerekebilir. Örneğin, Satış Tahmini formlarındaki numaralandırma 200-20-01'de başlayabilir ve her yeni tahmin için bir artırılabilir.
Aralarında erişime ihtiyaç duymanız durumunda, henüz doldurulmamış tüm belgeler için belirli bir yer ve konteynır sağlayın.
Dosyalama gerekliliklerine uymanızı sağlamanın en iyi yolu, günlük veya haftalık gibi bir program oluşturmaktır.
