Tüm kuruluşlar, kayıtlardan sistemden temizleninceye kadar oluşturulan zamandan iyi kayıt yönetimi gerektirir. Var olmayan veya kötü planlanmış dosyalama sistemleri, kayıtların dosyalanmasında ve alınmasında ya da bilgi akışının yönetilmesinde verimlilik eksikliğine yol açmaktadır. Kayıp kayıtlar veya özensiz kayıt tutma nedeniyle yasal sorunlar da kurabilirler. İyi tasarlanmış dosyalama sistemleri alfabetik, alfasayısal veya sayısal kodlu etiketler kullanır, verimli kayıt yönetimi üretir ve daha profesyonelce çalışan organizasyonlar üretir.
Açıklanan Sayısal Dosyalama Sistemleri
Sayısal dosyalama sistemleri her dosyaya numara verir veya bilgi içeren kayıt yapar. Numaralandırma, kaydın kendisinden (yani, satınalma siparişi numaraları), kayıt oluşturma sırasına göre dosyaları numaralandırma (1'den 1000'e kadar), bölümler halinde numaralandırılmış dosyaların - veya kategoriler - 100, 200, 300, vb.., belirli konu alt başlıklarına aittir veya ondalık değerler kullanır (Dewey Ondalık Sistemine benzer şekilde). Sayısal dosyalama sistemleri sıklıkla kayıt alımına yardımcı olmak için bir dosya indeksi içerir.
Organizasyon ve Siparişin Korunması
Sayısal kodlama, uygun sıralamayı korurken tüm kayıt bölümlerinin kaydırılmasına izin verir. Kayıtlar art arda sağdan sola ve yukarıdan aşağıya doğru dosyalanır. Düz-sayısal dosyalar ardışık, artan düzende - en düşük en yüksek sayıya göre düzenlenir. Dubleks-sayısal dosyalarda iki veya daha fazla sayı kümesi vardır; bunlar çizgi, virgül veya boşlukla ayrılır ve ardından açılan sayılar tarafından izlenir. Kronolojik-sayısal sistemler dosyaları yıl, ay ve güne göre indeksler.Terminal-rakam-sayısal sistemler, raflardaki dosyaları gruplandırmaya, dosyaları birincil dosyalama elemanı olarak son numaraya (iki ila dört rakam uzunluğa kadar) düzenlemeye ve kayıtları sırayla son numaraya, orta numaraya, sonra da ilk numaraya göre düzenlemeye izin verir. Raf alanı gereklilikleri, kayıtları raf veya raf birimi başına 10'lu, 100'lü, 1000'li sayıdaki sayısal bölümlere göre gruplayarak kolayca belirlenir. Ek olarak, kayıt organizasyonu dosya indeksleme ile daha da artırılır.
doğruluk
Yüksek hacimli dosyalama sistemleri - sık sık alınan ve yeniden dosyalanan dosyalar - renk kodlu etiketlerle birlikte, dosya alma ve yeniden raflama işlemlerini daha hızlı yapar ve sayının sıralandığı yerlerde karışıklığı ortadan kaldırır. Terminal basamaklı sistemlerde, örneğin, son sayı bir renkle kodlanır, orta sayı ayrı bir renk alır ve ilk sayı kendi rengini alır. İlk, orta ve son sayı değiştikçe renk de değişir. Renk dosyalamada hız ve verimliliği artırmak için görsel bir ipucu görevi görür.
Dosyalama hızı
Renkli kodlama ile birleştirilen sayısal dosyalama sistemleri, dosyalama ve alma hızını artırır - bir dosya alırken bile, dosya numarasını tanımlamak için bir indekse atıfta bulunmak anlamına gelir - çünkü dosya katibi, dosya grubuna göre dosya konumunun anında farkındalığına sahiptir. Bireysel organizasyonların farklı numaralandırma sistemlerine sahip olduğu organizasyon birleşmeleri durumunda, sayısal kodların değiştirilmesi gerekmez. Dosya odasına dosya ekleme işlemi daha hızlıdır, çünkü daha küçük numaralı dosyalar (6 basamaklı) daha yüksek numaralı dosyaların (7 basamaklı) soluna dosyalanır.
Gizlilik
Sayısal dosyalama sistemleri, kişisel kimlik işaretlerini ortadan kaldırarak, özellikle tıbbi, müşteri ve çalışan kayıtlarında özellikle önemli olan gizliliği korurken, belirli kayıtları pozitif olarak tanımlamaktadır. Sayısal dosyalama sistemleri HIPAA kurallarına kolayca uyar.
