Dosyalama, hiçbirimizin yapmayı sevmediği önemli işlerden biri. Yeni bir dosyalama sistemi kurarken, kullanımı kolay olacak şekilde yapmak isteyeceksiniz. Bazı insanlar sistemlerini alfabe, bazıları da numaralarla ayarlamaktan hoşlanır. Diğerleri kategoriye göre ve sonra alfabeye göre ayarlar. Sizin için neyin işe yaradığını seçin.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Dosya dolabı
-
Sekmeli manila dosyaları
-
Sekmeli karton bölücüler
-
İnce nokta işaretleyicisi
Kira veya ipotek gibi kategorilerinizi düzenleyin. Binanız, yardımcı programlarınız ve sarf malzemeleriniz için dosyaları bir kenara koyun. Bütün evraklarını incele. Her konu bir kategori verin. Kategorilerinizi IRS kategorileri ile örtüşmeye çalışın, yıl sonunda kolaylaştırır.
Her kategori için bir bölücü yapın. Bölücünün hangi kategoriye olduğunu yazın. Onları bir kenara koyun.
Bir faturayı ödediğinizde, ödediğiniz tarihi, tuttuğunuz faturanın veya makbuzun bir kısmına yazın. Çek kullanıyorsanız, çek numarasını ve faturada ödenen tutarı yazın. Elektronik olarak ödeme yaparsanız, onay numarasını ve ödenen tutarı yazın. Tüm evraklarınızı üzerinde çalışmış olduğunuz tarihe göre faturalandırmasanız da tarihlendirin. Diğer evrak örnekleri arasında banka mutabakatı, siparişlere faturalar ve müşterilere gönderilen faturalar verilebilir. Daha sonra defter tutma sisteminizdeki her bir makbuzu veya evrak belgesini belgeleyin. Quickbooks ve Microsoft Money, küçük işletme muhasebeciliği için mükemmel programlara sahiptir.
1. adımda listelediğiniz kategorinin her bir parçası için bir manila klasörü kurun. Bir örnek, kategori Yardımcı Programlar ve klasörler ABC Electric, CITY su ve kanalizasyon ve INT internet bağlantıları olacaktır. İşletmenizin satıcıları varsa, her satıcı için ayrı dosyalar ayarlayın. Her bir müşteriniz için dosya ayarlayın. Her kategoriye göz atın ve tüm ayrı klasörleri ayarlayın.
Her çalışan için bir dosya oluşturun. Küçük işletmelerin çoğunda çalışanlarla ilgilenmek ve kayıtlarını tutmak için personel departmanları bulunmadığından, en azından onlar üzerinde basit bir dosya tutmanız gerekecektir. Maaş kayıtlarını yerleştirin. Aldıkları herhangi bir eğitimi belgeleyin. Gerekirse lisansların kopyalarını saklayın. Ayrıca, sizinle birlikte olabilecek tüm anlaşmazlıkları belgelemek isteyeceksiniz. Anlaşmazlığın ne hakkında olduğunu ve sonucun ne olduğunu yazın.
İşletmeniz için bir şey satın aldığınızda makbuzlarınız için ayrı bir dosya tutun. Onları ilk önce defterine kaydedin. Onları daha sonra dosyaya koymak istiyorsun. Ayda bir kez, makbuz dosyasına bakın ve bunları doğru dosyaya ve kategoriye yerleştirin. Makbuzları birlikte zımbalayabilir ve ayı onlara yazabilirsiniz. Bir kredi kartı kullanıyor olsanız bile, bu IRS tarafından denetlenecek olmanız durumunda ekstra bir belgedir.
Kategori bölücülerini alfabetik olarak dosyalama dolabına yerleştirin. Bu kategorideki klasörlerin her birini alfabetik olarak sıralayın. Bunları bölücünün arkasına yerleştirin. Her kategoriyi gözden geçirin ve dosyalayın.
İpuçları
-
Herhangi bir dosyalama sistemini, kullanımınızı kolaylaştırmak için kişiselleştirebilirsiniz. Bilgileri hızlı bir şekilde bulabildiğiniz sürece, bu iyi bir dosyalama sistemidir.
