Eğer hiç idari bir pozisyonda çalışırsanız, tutanaklarını yazmak sizin işiniz olabilir. Dakikaları yazmayı düşündüğünüzden daha zor olabilir. Tutanakların yazılması, toplantınızda aldığınız çok az ve çok fazla notun çoğaltılması arasında doğru dengenin sağlanması anlamına gelir. Ayrıca, yalnızca keskin dinleme becerilerini değil, iyi bir editoryal duyarlılığı kullanmalısınız. Aşağıdaki kılavuzu takip ederek, profesyonel bir dakika transkripsiyonu oluşturabilirsiniz.
Toplantınızdan sonra en kısa sürede transkripsiyonunuzu yapın. Toplantıda nelerin geçtiğini kolayca hatırlayabileceksiniz.
Dakika belgenizi doğru şekilde yetkilendirin. Toplantının katılımcılarını, toplantının hedeflerini ve toplantının tarihini / süresini kaydedin. Ayrıca, katılımcıların adlarının baş harflerini tam adlarıyla birlikte listeleyen bir anahtar eklemelisiniz, çünkü bir katılımcı konuşursa, ifadelerini baş harfleriyle başlatabilirsiniz.
Toplantıyı kronolojik sıraya göre yazın. Toplantıda birden fazla konu tartışıldıysa tartışmaları / konuşmaları konuya bölün. Örneğin, tartışma bütçeyle ilgili kaygılardan insan kaynaklarına geçtiğinde, bir sonraki konuşmayı şu şekilde yapın: "İnsan kaynakları departmanı ile ilgili düşüncelerden çok tartışma …"
Toplantınızdaki önemli ve önemsiz tartışmaları ayırt edin. Örneğin, birisinin konu dışı kaldığı ve kişisel meseleler hakkında konuştuğu anları kesinlikle yazmak istemezsiniz. Tartışmanın kursa gitmediğinden bahsetmek yerine, ya "elips" ya da "yaklaşık bir saatlik konuşmadan sonra …" gibi bir şey yazın.
Yazdırmadan önce belgenizi sabit sürücünüze (veya flash sürücüye) kaydedin. Bir dakika transkripsiyon, bir işletmenin en önemli kararlarının çoğunu kaydeder, bu nedenle bu kararların ileride başvurmak üzere saklanması çok önemlidir.
İpuçları
-
Dakikalarınızı transkripsiyonunuzu patronunuza göndermeden önce daima yazımınızı ve dilbilginizi kontrol edin. Patronunuza, dakikalarınızı yazmak için kullanabileceğiniz bir şablon olup olmadığını sorun. Değilse, kendi yazınızı yazarken başvuruda bulunabileceğiniz önceki dakikaların transkriptleri olup olmadığını sorun.
Uyarı
Bir toplantıdaki patlamaları kaydetme konusunda son derece dikkatli olun. Patlama olayının arkasındaki kişiden bahsetmeyin, ancak şöyle bir şey söyleyin, "Şunu şiddetle teşvik ettin." Eğer bir ismin bir tartışma ile ilişkilendirilmesinden emin değilseniz, toplantı başkanına danışın.
