Yıllık genel kurul toplantısı (AGM), yönetim kurulu üyeleri, hissedarları, yatırımcıları ve üst düzey yöneticileri ile mali bilgileri gözden geçirmek ve önceki yıl boyunca alınan temel kararları ve değişiklikleri karşılamak için yapılan bir toplantıdır. AGM tutanakları toplantının bir kaydı olarak derlenir ve toplantıda verilen önemli kararlar hakkında özel ayrıntılar ve seçilen memurlar hakkında notlar içerir. Tutanaklar tipik olarak toplantı sırasında tartışılan veya sunulan raporların bir ekine eklenir.
Kuruluşunuzun adını ve ardından "Yıllık Genel Toplantı Tutanakları" yazın. Ardından toplantının başladığı tam tarih ve saati ve toplantının yerini yazın. Konumun konferans salonunun adını ve toplantının yapıldığı yeri içermesi gerekecektir.
Başlığı yazın. Katılımcıları tanıtmak için "I" harfini ve ardından PREAMBLE kelimesini kullanın. Başkandan başlayarak toplantıya katılan tüm üyeleri listeleyin. Daha sonra, başkan yardımcısı, sayman, sekreter ve icra üyelerini listeler. Bu bölüm için tam adlar veya ilk ad ve soyad kullanılabilir.
Gözlemcileri ve özürleri listeler. Görevli veya komite üyesi olmayan toplantı katılımcıları varsa, gözlemci veya özür olarak listelenebilirler. Kimse iki kategoriye girmiyorsa, her biri için "Nil" yaz.
Önceki toplantının tutanaklarını tanıtın. Bu bölüm için Romen rakamını "II" ve ardından MINUTES PREVIOUS TOPLANTI'yı kullanın. Bu toplantıya taşınan, atanan ve ileri sürülen hareketleri belirtin.
Toplantı raporlarını tanıtın. Bu bölüme Romen rakamı "III" ve ardından REPORTS ile başlayın. Raporları ayrı ayrı ek maddeler halinde listeleyin.
Seçim sürecini kaydedin. Görevliler, başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman ve diğer seçilmiş görevlilere yapılan seçimleri belirtmek için Romen rakamını "IV" kullanın. Her aday için şunları eklemeniz gerekir: aday gösterilen kişi; kimler tarafından aday gösterildiğini; adaylığı atanan; ve adayın adaylığı reddetmesi veya kabul etmemesi. Seçilen memur, dakikalar içerisinde böyle belirtilecektir.
Kamu görevlisi seçimlerini kaydedin. Kamu görevlileri seçiyorsanız, adayın adını ve memuru atayan ve atayan kişileri listelemeniz gerekecektir.
Toplantıda geçirilen veya sunulan hareketleri listeleyin. Hareket, belirli bir politika ya da karara karşı ya da aleyhte yapılan bir oyundur ve toplantı sırasında sunulabilir. Bu tartışmaların herhangi birini dakikalar halinde listeleyin ve hareketin geçtiğini veya reddedildiğini belirtin.
"Diğer İşletmeler" öğelerini kaydedin. Romen rakamı altındaki "V", toplantıda yapılan seçimler ve girişler dışındaki tüm tartışma ve olayları listeler ve özetler. Madde işaretli bir liste veya her bir öğe hakkında 2 ila 3 cümle, bir sonraki toplantıda gözden geçirmek için genellikle yeterlidir.
Ek bilgileri ve finansal verileri listeler. AGM tutanaklarının son bölümünün, tutanaklarda daha önce referans verilen ekleri listelemesi ve sayman tarafından sağlanan finansal verilerin bir özeti ile bitmesi gerekir.
İpuçları
-
AGM tipik olarak her yıl bir önceki yılın faaliyetleri hakkında bilgi vermek ve bir sonraki yıl için yetkilileri ve kamu görevlilerini seçmek için yapılır. AGM Tutanaklarının kopyaları toplantıdan kısa bir süre sonra tüm katılımcılara dağıtılabilir. Sekreterin AGM tutanaklarının bir sonraki toplantıda gözden geçirilmesi için bir kopyasını sağlaması gerekebilir.
