Maliyet tasarruflarını ve maliyetten kaçınılmayı kaydetmek için bir izleme elektronik tablosu oluşturmak, kuruluşunuzun hem "zor" hem de "yumuşak" tasarrufları doğru şekilde raporlamasını sağlar. Sert tasarruflar bir önceki yıla göre daha düşük bir maliyet olarak gösterilmektedir. Yumuşak tasarruflar daha az elle tutulur ve bir tedarikçiden maliyette daha düşük bir artış veya daha yüksek oranlı bir “serbest” eğitim müzakere edilebilir. Tasarrufları izlemek için bir elektronik tablo geliştirmek, satın alımlardan sorumlu olanlara teşvik sağlamak için çok önemlidir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Tablolama programı
-
Geçmiş işletme giderleri
-
Sözleşmeler
Faaliyet giderlerini mantıksal kategorilere ayırın. Kategoriler, tüm yardımcı programları birlikte gruplamak gibi türlere göre olabilir. Birden fazla çalışan satın alımdan sorumlu ise, masrafları sorumlu kişi tarafından gruplandırın.
E-tablonun ilk hücresine "Gider" başlığını yazın. Altında, bir kategorinin adını girin, ardından gider adlarını aşağıdaki hücrelere listeleyin. Her kategori için tekrarlayın.
Bir sonraki sütunda, “Gerçekler” başlığını ve yılı belirtin. Bunun altına, her harcama adının sağındaki hücreye harcanan dolarları girin. Bir sonraki “Ayarlamalar” sütununu etiketleyin ve geçerli olduğu gider satırına herhangi bir sözleşme artırma veya azaltma girin. Bir sonraki sütunu “Benchmark” olarak etiketleyin ve Gerçek miktarları bir artı çarpımla ayarlamak için bir formül girin: (Gerçek * (1 + Ayarlama)).
Geçen yıl üretilen öğelerin miktarını ve gelecek yıl için planlanan üretimi tanımlayın. Bir sonraki satırın en üstünde, "Birim Başına" yazın. Malzeme ve işçilik gibi tüm uygulanabilir harcamalar için, testi yeni miktarlara göre ayarlamak için bir formül girin: (Benchmark / Geçen Yıl * Bu Yıl Miktarı).
“Gerçekler” yazıp bir sonraki sütunun üst satırındaki cari yılı yazınız ve gerçek harcama tutarları belli olana kadar boş bırakınız. Bir sonraki sütuna “Fark” yazın. Her bir gider için, bu yılın gerçek giderini kıyaslama sütunundaki sayıdan çıkartan bir formül girin.
Her kategoriden sonra iki boş satır ekleyin. İlk satırda, “Subtotal” yazın. Yanındaki hücreye, bu kategorideki tüm masrafları bir araya getirmek ve elektronik tablodaki tüm sütunlara kopyalamak için bir formül yazın. Son kategoriden sonra, ilk sütuna "Toplam" yazın ve yanındaki hücreye, tüm kategori alt toplamlarını birlikte eklemek için bir formül girin. Bunu elektronik tablodaki tüm sütunlara kopyalayın.
Yeni sözleşmeler imzalandığında veya gerçek faturalar alındığında harcamaları girin. Yeni masraflar için ek satırlar ekleyin veya maliyetten kaçınma tasarruflarını kaydetmek için.
İpuçları
-
Tasarrufun nasıl ödüllendirileceğini önceden karar vererek toplam maliyet sahipliğini arttırın. Kilit kararlar, çalışanların tüm masrafları için net tasarruftan ödüllendirilmesinin ve başka bir kategoriyi etkileyen maddi olmayan tasarrufların ele alınmasının sağlanıp sağlanmadığını içerir. Ayarlama sütunu ayrıca hedefleri belirlemek için de kullanılabilir. Her kategori için istenen tasarruf yüzdesini koymak, her harcama için kıyaslama hedefleri oluşturacaktır. Daha düşük işletme masrafları veya çalışma saatlerinde azalma ile sonuçlanan süreç iyileştirmelerini dahil ettiğinizden emin olun.
