Notlar genellikle bir kerede birçok kişiye gönderilir ve bir iş mektubu gibi kişiselleştirilmeleri amaçlanmamıştır. Talimat vermek veya bir izleyiciyi bilgilendirmek için bir işletme notu yazılır. Bu kitle, kuruluşunuzun üyeleri veya müşteri gibi üçüncü bir taraf olabilir. Bir müşteri notu yazarken, notunuz boyunca profesyonel kalmak ve bol miktarda bilgi vermek daha da önemlidir. Şirketinizle ilgili bilgiler gibi ek malzemeler müşteri faturasına dahil edilebilir.
Müşteri faturanız için başlık oluşturun. Başlık kategorileri Kime, Kimden, Tarih ve Konu. Kime bölümü, notu gönderdiğiniz tüm müşterileri içermelidir. Adınız Kimden bölümüne gidiyor. Notu gönderdiğiniz tarih, “Tarih” ten sonra yazılmalı ve notun konusu “Web Sitesi Projesi için Gerekli Ek Bilgiler” gibi bir amacı açıkça belirtmelidir.
İlk paragrafı müşterinize aklınızda bulundurun. İlk paragraf not için amacınızı kısaca açıklayan birkaç cümle olmalıdır. Web sitesi projesi örneğini kullanarak, müşteri için üzerinde çalıştığınız projeyi, neden ek bilgiye ihtiyaç duyduğunuzu ve bu bilgilerin ne olduğunu açıklarsınız. Bu bir özettir, bu yüzden henüz hiçbir detayın dahil edilmesine gerek yok.
Genellikle birkaç paragraf uzunluğunda olan notun gövdesini yazın. Bu, müşterinin referansı için ayrıntıları içereceğiniz yerdir. Örneğin, web sitesi projesinin hangi yönüyle sorun yaşadığınızı ve müşteriden ne gibi bilgilere ihtiyacınız olduğunu konuşabilirsiniz.
Varsa, müşteriye atmanız gereken adımları kapatma paragrafına dahil edin. Müşteriyi yeni bir şirket politikasında güncellemek gibi bilgilendirici notlar bu bölüme ihtiyaç duymaz. Bununla birlikte, web sitesi projesi örneğinde, müşteriye, ek bilgilerin size nasıl gönderilmesini tercih ettiğinizi açıklamanız gerekir. Müşterinin herhangi bir işlem yapması gerekmiyorsa, sorularınız olması durumunda iletişim bilgilerinizi verebilirsiniz. Zaman ayırdığı için ona teşekkür etmeyi unutma.
