Etkili iş iletişimi kuruluşunuzun başarısı için hayati öneme sahiptir. Şirketinizin performansı ve çalışan üretkenliği ile alt satırınız üzerinde büyük bir etkisi var. Bir işletme sahibi olarak vizyonunuzu ve hedeflerinizi açıkça ifade edebilmeniz, müşterilerinizle ve potansiyel ortaklarınızla ilişkiler kurabilmeniz ve ekibinizle etkileşime geçebilmeniz gerekir.
İşletme İletişiminin Temelleri
Yöneticiler, CEO'lar, takım liderleri ve diğer uzmanlar sorumluluklarını yerine getirebilmek için nasıl iyi iletişimci olunacağını öğrenmelidir. Daha fazla ürün satmak, güçlü bir ekip oluşturmak veya pazarlama çabalarınızı en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, iş iletişiminin temellerine hakim olmanız önemlidir.
Başarılı olmak istiyorsanız, iyi bir stratejist olmak ya da mükemmel fikirlere sahip olmak yeterli değildir. Elbette, müşterilerinizle iletişim kurmak ve hizmetlerinizi tanıtmak için insanları işe alabilirsiniz, ancak yine de vizyonunuzu kelimelerle ifade etmeniz gerekir. Çalışanlarınıza geri bildirimde bulunmak, ne söyleyeceklerini dinlemek ve şirketin hedeflerini tartışmak sizin sorumluluğunuzdadır.
İş iletişimi, kurumunuzun içindeki ve dışındaki insanlar arasında bilgi paylaşımı ile ilgilidir. Resmi ve gayri resmi iletişim, iç ve dış iletişim, yasal iletişim, yanal veya yatay iletişim ve daha fazlası gibi birçok şekil alabilir. Talimatları, fikirleri, görüşleri, raporları vb. İletmek için bunu iki yönlü bir kanal olarak düşünün.
İletişimin etkili olabilmesi için karşılıklı olması gerekir. Açık konuşmalı ve dikkatlice dinlemelisin. Ayrıca, iş iletişiminin temellerini anladığınızdan emin olun, bunlar:
- yapı
- uygunluk
- Tutarlılık
- berraklık
- Yenilik ve öncelik
- Orta
Her şeyden önce, mesajınızın iyi yapılandırılmış olması ve bir açıklığı, bir gövdesi ve bir kapanışı olması gerekir. E-posta gönderiyor, telefon görüşmesi yapıyor veya proje sunuyorsanız, bu yapısal unsurları aklınızda bulundurun. Seyircinin ne beklediğini bildirmek için mesajınızı kısa bir tanıtıma başlayın. Örneğin, "Bugün, gelecek çeyrek için pazarlama stratejimizi tartışacağız" gibi bir şey söyleyebilirsiniz. Daha sonra, fikirlerinizi ayrıntılı olarak sunun. Bağlama bağlı olarak, ifadelerinizi gerçekler ve rakamlarla yedeklemeniz gerekebilir. Mesajınızı, tartıştığınız kilit noktaları özetleyen kısa bir sonuç ile kapatın.
Mesajınızın net ve hedef kitleyle alakalı olduğundan emin olun. Bir müşteriye, birkaç küçük değişiklik yerine eksiksiz bir web sitesi hazırlamaya ihtiyacı olduğunu açıklamaya çalıştığınızı hayal edin. Web tasarımı, arama motoru optimizasyonu, hemen çıkma oranları ve diğer teknik hususları tartışmak isteyebilirsiniz, ancak yapma. Müşteri bu şeylerin ne anlama geldiğini ve neden önemli olduğunu bilmiyor olabilir. Bunun yerine, eksiksiz bir web sitesi tasarımının işine nasıl fayda sağlayacağına odaklanmalısınız. Ona daha fazla müşteriye ulaşacağını, marka bilincini arttırdığını, elde tutma oranlarını arttırdığını, veri güvenliğini artırdığını vb.
Mesajınızı her zaman tutarlı tutun, ancak izleyici ve bağlam için uyum sağlayın. Sürekli fikrinizi değiştiriyorsanız, güvenilirliğinizi kaybetme riskiniz vardır.
Çalışanlarınıza müşteri verilerini korumalarını ve yazılımlarını güncel tutmalarını ve bir güvenlik politikasını uygulamaya geçirmelerini söyleme şeylerinden biri. Yazılı iletişim, fikirleri netleştirmeyi ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Ayrıca, mesajınızın unutulmaz olduğundan emin olun. İnançlarınızı pekiştiren ve konuyla ilgili güçlü ve net bir ifade ekleyin. Mesajınızı bir alıntı veya başka bir güçlü açılışla başlatmayı veya bitirmeyi düşünün. Bazen mizah da yardımcı olabilir. Bir müşteriyle veya bir çalışanla konuşurken, ona hatırlaması için bir şeyler ver.
Psikologlara göre, bazı insanların en son gördüklerini veya duyduklarını hatırlama olasılıkları daha yüksektir. Buna yenilik etkisi denir. Diğerleri ilkel olarak gördüklerini veya duyduklarını, öncelikli etki olarak bilinenleri hatırlama eğilimindedir. Bu nedenle, mesajınızı güçlü bir ifade ile başlatmak ve / veya kapatmak mantıklıdır.
Dikkate alınacak diğer bir şey iletişim ortamıdır. Mesajınızı iletmeyi nasıl planlıyorsunuz? Farklı iletişim ortamları vardır ve her birinin kendine özgü özellikleri vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Sunumlar
- Raporlar
- Çevrimiçi iletişim
- İş toplantısı
- Video ve telefon toplantıları
- E-posta
- Sosyal medya
- Basılı medya
- Sözleşmeler ve diğer resmi yazılı belgeler
İşletme İletişiminin Hukuki Yönleri
Bir sözleşme yazarken veya yasal belgeleri doldururken net bir şekilde iletişim kurmak daha da önemlidir. Kötü iletişim, ağır para cezalarına, sahtekarlığa, hakarete, gelir kaybına ve pahalı davalara neden olabilir.
Reklamcılıkla ilgili olanlar da dahil olmak üzere eyaletinizdeki veya eyaletinizdeki yasalar hakkında bilgi edinin. Örneğin, pazarlama kampanyalarınızın doğru olması ve sektörünüzdeki yasalara uyması gerekir. Diyet takviyeleri satıyorsanız, ürünlerinizin hastalıkları tedavi ettiğini veya önlediğini iddia edemezsiniz. Ayrıca, alkol ve sigarayı müşteriler için faydalı olarak pazarlayamazsınız. Taleplerinizi kesin gerçeklerle destekleyin ve gerekli açıklamaları yapın.
Ticari sözleşmelerinizi ve sözleşmelerinizi iki kez kontrol edin. Söyleyecek bir şeyin varsa, yazılı olarak yaz. Sözleşmede kullanılan terimleri açıkça tanımlayan bir bölüm ekleyin. Sözleşme süresi ve feshi, garantiler, ayrılabilirlik ve gizlilik gibi ilgili bölümleri ekleyin.
Personelinizle nasıl iletişim kurduğunuza da dikkat edin. Sözlerini dikkatlice seç. Tehdit yapmaktan veya çalışanlara karşı ayrımcılık yapmaktan kaçının. Örneğin, bir çalışana belirli bir projeye katılmak için çok küçük olduğunu söylerseniz, yaş ayrımcılığıyla suçlanabilirsiniz. Engellilere çalışan bir yönetici, davranışları söz konusu kişiye zarar vermese bile, özürlülük ayrımcılığı ile suçlanabilir.
İş İletişimi Neden Önemli?
İletişimin kilit yönlerini bilmek, neden bu kadar önemli olduğunu anlamak zor değil. Etkili iletişim, yasal uyumu sağlarken müşteriler, çalışanlar ve iş ortaklarıyla ilişkinizi güçlendirebilir. Ayrıca, size rekabet avantajı sağlayabilir ve pazarlama çalışmalarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.
Bir kurumda dış iletişimin önemi göz ardı edilmemelidir. Bir yönetici veya işletme sahibi olarak, mesajınızı hedef kitleye ve ayrıca yatırımcılara, hissedarlara, tedarikçilere ve potansiyel ortaklara iletebilmeniz gerekir. Örneğin, canlı etkinlikler, potansiyel müşterilerinizin dikkatini çekme veya küçük işletmeniz için güvenli finansman sağlama şansını verir. İyi düşünülmüş bir konuşma veya ilgi çekici bir ürün sunumu, itibarınızı artırabilir ve satış üretebilir. Röportajlar ve basın bültenleri, müşterileri ve yatırımcıları en son projeleriniz hakkında bilgilendirmenizi sağlar. Örneğin, bir marka ile yaptığınız yeni işbirliğiniz veya sektörü bozacak yeni ürünler hakkında konuşmak isteyebilirsiniz. Açıkça iletişim kurar ve gerçek değer sağlarsanız, markanızın etrafında bir vızıltı oluşturacaksınız.
İç iletişim de önemlidir. Çalışanların neredeyse yarısı nadiren veya daha sonra ne yapacağını bilerek bir toplantıdan ayrılmadı. Aslında, profesyonellerin yüzde 21'inin dahili iletişim için resmi bir planı yoktur. Bir toplantının amacını ve hedeflerini açıkça belirtemezseniz, işyerinde karışıklık ve çatışmalar yaratabilirsiniz.
İyi iletişimci olan liderler çalışanların moralini artırabilir, ciro oranlarını azaltabilir ve kuruluştaki verimliliği artırabilir. Ayrıca ekipleriyle daha güçlü bir bağ kurarlar ve daha az çatışma yaşarlar. Ayrıca, etkili iç iletişim, çalışanlarınızın rollerini ve şirketin büyümesine ve başarısına yaptıkları katkıyı anlamalarını sağlar.
