Yazar ve köşe yazarı Harvey MacKay bir keresinde, “Planlamayı başaramazsanız, başarısız olmayı planlıyorsunuz” dedi. Bu, proje yönetiminde olduğundan daha doğru bir yerde değil. Başarılı bir proje lideri, çeşitli insanlardan oluşan bir ekiple uğraşırken birçok topu atlayabilmeli ve stratejik planlama, değerlendirme ve ölçüm her şeyin merkezinde. Eğer titiz bir plan hazırlarsanız, ekibinizle açıkça iletişim kurar ve yol boyunca ilerlemeyi ölçürseniz, başarılı bir projeye giden yol neredeyse kesindir.
Hedeflerinizi tanımlayın. Herhangi bir projeye liderlik etmeye başlamadan önce, son teslimattan beklenenlere geldiğinde aynı sayfada olduğunuzdan ve müşterinin beklentilerinin makul olduğundan emin olmak için müşterinizle yakın çalışmalısınız. Topline genel bakış sağlayan, üzerinde anlaşılan hedefleri belirten ve proje kapsamını, varsayımları ve riskleri, projeye nasıl yaklaşmayı planladığınızı, kuruluşunuzun hangi proje üzerinde çalışacağını ve tahmini maliyeti ve süre tahminleri. Sponsorlar veya müşteriler tarafından ve herhangi bir kilit paydaş tarafından imzalanan bu belge olmadan bir projeye başlamayın.
Planla, planla ve biraz daha planla. “Başarılı Proje Yönetimi” nin yazarı olan Jack Gido ve James Clements, “Projenin başlamasından önce iyi düşünülmüş bir plan geliştirmek için zaman ayırmak, herhangi bir projenin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için kritik öneme sahip” diyor. projeyi bir dizi daha küçük kovaya bölerek, her birinin içindeki görevleri belirleyerek. Planlamaya, projenin ilerlemesi sırasında izinde olup olmadığınızı değerlendirmenize yardımcı olacak açık kilometre taşları ekleyin. Her bir adım için katlanacağınız maliyetleri ve her görev için tahmini çalışma saatlerini ekleyin.
Planlama sürecinde tanımlamanız gereken adam saatlerine ve becerilerine dayanarak projede çalışacak bir ekip kurun. Genel hedefleri, amaçları, kapsamı ve bütçeyi ve ayrıca projedeki bireysel rollerini açıkça belirtin. Her ekip üyesinin işin yapılması için bütçeye ve kaynaklara sahip olduğundan emin olun. RACI çizelgelerini gerektiği gibi kullanın, böylece her dönüm noktası için kimin sorumlu ve sorumlu olduğu, ayrıca katkıda bulunanların kim olduğu ve ilerleme hakkında bilgi sahibi olması gerektiği açıktır.
Ekip ile düzenli iletişim için bir program oluşturun. Uzun vadeli projeler için, ayda bir resmi ekip toplantısı yeterli olabilir ve proje ilerledikçe haftada bir kez hareket eder. Bir projenin son haftalarında, günlük toplantıların gerekli olduğunu görebilirsiniz. Her ekip üyesinin soruları yanıtlaması için her zaman erişilebilir olun.
Projenin ilerlemesini sık sık ölçün. İşiniz projeyi zamanında, bütçe dahilinde ve paydaşların beklentilerine göre tamamlamaktır. Bununla birlikte, birçok proje bütçe kaybından ve kapsamın kaymasından muzdariptir. Proje yönetimi firması Method123'ün yazarı ve CEO'su Jason Westland, proje bütçesinin, proje ömrü boyunca ekip ve kilit paydaşlarla sürekli olarak gözden geçirdiğiniz projenin canlı bir parçası olması gerektiğini söylüyor. İlerlemeyi düzenli olarak değerlendirir ve ekibinizle etkili bir şekilde iletişim kurarsanız, bütçe ve kapsam ile ilgili sorunları önceden tespit edebilmeli ve gerekli düzeltmeleri yapabilmelisiniz.
