Proje portföy yönetimi, kuruluşların ve işletmelerin mevcut projelerini düzenleyebilecekleri, görüntüleyebilecekleri ve analiz edebilecekleri bir süreçtir. Genellikle çeşitli projelere öncelik vermek için kullanılır; genellikle finans, büyüme ve fayda gibi farklı kategorilere ayrılırlar. Proje portföyleri nihayetinde yönetim kuruluna veya bir genel müdüre şirketin mevcut teşebbüsleri hakkında daha geniş bir bakış açısı ve daha derin bir anlayışa sahip olma olanağı sağlar.
İşletmenin mevcut projelerinin bir envanterini derleyin. Ne kadar küçük olursa olsun, işletmenin şu anda sahip olduğu tüm girişimleri dahil edin. Her proje için karşılaştırılabilir ve yönetilebilir hale getirecek yeterli tanımlayıcı bilgi verin. Örneğin, projenin öngörülen finansal maliyetini, amaçlanan amaçlarını, faydalarını, tahmini süresini ve projenin şirketin genel stratejisini nasıl desteklediğini detaylandırın.
Örneğin, bir konut şirketi, anti-sosyal davranış girişimi projesi, bir arazi dönüşüm projesi ve yeni bir yapı içeren bir envanter derleyebilir. Şirket ayrıca, emlak yenileme projesinin 1 milyon dolara mal olduğunu, tamamlanması 3 yıl alacağını ve 800 yeni aileye ev sahipliği yapacağını yazabilir.
Bu bilgiyi elektronik olarak yükleyin; bu, verilerin bir insan ekibinden daha hızlı ve daha verimli bir şekilde karşılaştırılmasını sağlayacaktır. Elektronik veriler e-posta yoluyla da aktarılabilir ve derhal şirket yöneticilerine iletilebilir.
Şirketin yönetim direktörleri ve bölüm başkanları (portföy yönetim ekibi veya PMT) için bir toplantı düzenleyin. Bu kişiler, işletme hakkında en geniş bilgiye sahip olacak ve şirketin çıkarlarına bilinçli kararlar verebilir. Onlardan toplantıdan önce verileri gözden geçirmelerini ve tartışma için bilgileri almalarını isteyin.
Portföy ekibinin bir projeye öncelik verme kriterleri üzerinde anlaşma sağladığından emin olun. Finans ve fayda gibi konular önceliği belirlemek için yaygın olarak kullanılır, ancak potansiyel gibi diğer konular da düşünülebilir.
Toplantıyı çağırın ve şirket tarafından yürütülen mevcut projelere öncelik verin. Finansal, büyüme ve fayda potansiyeline dayalı projelere öncelik verilmelidir. En yüksek önceliğe sahip projeler sürekli dikkat gerektirirken, diğer düşük önceliğe sahip projeler şirketin gündeminden tamamen çıkarılabilir veya düşebilir.
PMT'yi düzenli olarak arayarak şirketin proje yönetimini yeniden değerlendirin. Üç ayda bir, aylık veya hatta haftalık danışmanlıklar düzenleyin ve belirli projelerin daha fazla desteğe ihtiyaç duyup duymadığını (böylece önceliğini artırarak) ya da listeden aşağı atılabileceğini tartışın.
