Bordro çalışanlarla herhangi bir işin önemli bir yönüdür. Çalışanların ve bordro vergilerinin zamanında ve doğru bir şekilde ödenmesi için, bordro departmanı yapılandırılmalıdır. İşveren, birim içerisinde verimlilik elde etmek için bordro prosedürlerini belgelemelidir. Bordronun büyük ya da küçük olmasına bakılmaksızın, yazılı bordro prosedürleri başarılı bir bordro için çok önemlidir.
Bordro prosedürü formları oluşturun. Bordro departmanı genellikle uygun maaş ve çalışanlara sağlanan faydaların işlenmesini sağlamak için insan kaynakları departmanıyla yakın çalışır. Bu süreçte çok sayıda form kullanılır: zaman çizelgeleri / zaman çizelgeleri, W-2 Formu, bordro programları ve / veya takvimler, tatil talebi formları, doğrudan depozito yetkilendirme formları ve hasta günü izleme sayfaları. Bu formları bir kırtasiye dükkanından satın alabilir veya bir basım şirketinin size göre özelleştirmesini sağlayabilirsiniz.
Zaman tutma prosedürlerini belgeleyin. ABD Çalışma Bakanlığı, doğru ve eksiksiz olması koşuluyla, istediğiniz zaman işleyiş sistemini kullanabileceğinizi not eder. Zaman İşleyişi prosedürleri zaman çizelgesi teslimi son başvuru tarihlerini ve çalışanların zamanını hesaplamak için kullanılan yöntemi içermelidir.
Örneğin, çalışan zaman çizelgelerini manuel olarak hesaplamak için yordamları yazın, örneğin en yakın çeyrek saate yuvarlama ve düşürme gibi. Çalışanların yumruklarını / çubuklarını otomatik olarak bordro yazılımına aktaran bir zaman işleyiş sisteminiz varsa, düzenleme yapma prosedürlerinizi belgeleyin. Bu, denetçilerin son başvuru tarihinden önceki değişiklikleri size e-posta ile göndermesini içerebilir.
Bordro işleme prosedürlerini yazın. Bordro işleme prosedürlerinizi, bordro sisteminize uyacak şekilde düzenleyin. Bir bordro sistemi manuel, şirket içi bilgisayarlı veya harici (dış kaynaklı) olabilir. Özel sisteminiz için tüm bordro işleme prosedürlerini belirtin.
Örneğin, maaş bordrosunu işlemek için tesis içi maaş bordrosu personelinin ve maaş bordrosu yazılımının kullanıldığı bir bilgisayar içi sisteminiz olduğunu varsayalım. Yazılımın nasıl kullanılacağını belgeleyin. Çalışanların ücretlerine nasıl girileceğini ve ücret ayarlamalarının nasıl yapıldığını, doğrudan mevduatı, bordro vergilerini, fayda günlerini, garnitürleri, sigorta yardımlarını ve fazla mesai ücretlerini nasıl işleme koyacağınızı belirtin. Maaş çeklerini yazdırmadan önce ve maaş bordrosunu kapatmadan önce, maaş bordrosunu iki kez kontrol etme adımlarını ekleyin.
Birden fazla ödeme sıklığınız varsa (örneğin, haftalık ve iki haftada bir), her birinin nasıl işleneceğini belgeleyin. Bordro işleme prosedürleri, her bir bordronun başından sonuna kadar tüm işlem adımlarını içermelidir.
İşleme sonrası prosedürleri dahil edin. Örneğin, bir muhasebe departmanınız veya şirketin maaş bordrosu vergi işlerini yapan bir dış vergi şirketiniz olduğunu varsayalım. Gönderilmesi gereken ve hangi kişiye hangi gerekli dosyaları ve raporları açıkla. Dağıtım için maaş / ödeme taslakları alması ve etkileşimde bulunmanız gereken diğer şirketleri / kişileri içermesi gerektiğini belirtin. Örneğin, bordro departmanı her bir bordro işleminden hemen sonra emeklilik primi fonlarını emeklilik planı sağlayıcısına iletirse, gerekli adımları da ekleyin.
Belge kayıt tutma prosedürleri. Çalışma Dairesine göre, işveren en az üç yıl boyunca bordro kayıtlarını tutmalıdır. Bordro kayıtları, W-2'ler, bordro vergi raporları, zaman çizelgeleri ve diğer bordro kayıtları için durum saklama ve dosyalama prosedürleri.
İpuçları
-
Prosedürel bir değişiklik gerçekleştiğinde bordro prosedürlerinizi güncelleyin.
