Toplantılar, net bir amaç ve uygun katılımcılar olsa bile, uygun planlama yapılmadan dağılabilir. Bir toplantı planlamak için bir gündem kullanmak, toplanmanın kilit meseleleri veya konuları sorunsuz ve etkili bir şekilde ele almasına yardımcı olabilir. Önceden planlama yapmak, toplantıya katılanlara ne bekleyeceği, hazırlık zamanı ve olayların tartışılacağı bir düzen sağladığı bilgisini verir. Gündemlerin popüler olmasının bir başka nedeni de herkesi zamandan tasarruf etmeleridir.
Gündem nedir?
Basitçe söylemek gerekirse, bir gündem bir liste veya bir plandır. Bu liste, toplantı sırasında tartışılacak konuları ve sorunları veya sorunları içerir. Çeşitli gündem formatları vardır; Toplantının amacı ve türü hangi gündem formatının kullanılacağını belirleyecektir. Tipik olarak kullanılan ajanda türleri arasında gayri resmi, resmi, öncelikli ve zamanlanmış sayılabilir. Her bir ajanda formatı ile kendinizi tanımanız, ihtiyaçlarınız için uygun tipi seçmenize izin verecektir.
Gayri ve resmi
Gayri resmi bir gündem temel olarak bir toplantı sırasında tartışılacak ve çoğunlukla son dakikada bir araya getirilecek olan öğelerin resmi olmayan bir listesini ifade eder. Resmi bir gündem daha fazla format izler. Bu format toplantı türünü içerir, toplantı kolaylaştırıcısını listeler ve tüm katılımcıları listeler. Ardından gündem belirli bir emri takip ediyor: siparişe çağrı, aramalara cevap verme, son toplantıdan dakikalar, açık konular, yeni iş ve erteleme.
Öncelikli ve Zamanlanmış
Öncelikli gündemler öncelikli bir sistemi izler. Gruba algılanan önemine göre maddeler sipariş edilir. Konular daha sonra bu sırada tartışılmaktadır. Zamanlanmış gündemler, toplantı için belirlenmiş bir zaman aralığı kullanmaya işaret eder - genellikle görevde kalması için bir zaman bekçisi atanır. Bu formatta, gündem zaman aralıklarında oluşturulacaktı. Örneğin, 9: 30-9: 35: sosyalleşme / ısınma, 9: 35-9: 40: inceleme amacı ve istenen sonuç, 9: 40-9: 50: son toplantıdan dakikalar.
Alt çizgi
Bir gündem oluştururken diğer katılımcılardan girdi istemek için tereddüt etmeyin. Katılımcılar, hangi konuların veya sorunların tartışılması gerektiği konusunda değerli bilgiler sağlayabilir. Uygun katılımcıların olması, iyi planlanmış ve başarılı bir toplantı için anahtardır. Tüm gündemler oturumun amacını içermelidir; istenen sonuçları netleştirmek; gündem konularını bilgi paylaşımı veya bilgi işleme olarak sınıflandırmak; ve bir konu tamamlama ve sonraki adımların tartışılması ile sona erer.
