Prosedürler kılavuzları bir iş girişiminin günlük çalışması için talimatlar ve talimatlar sağlar. Ürün ve hizmetlerde tutarlılığı ve kaliteyi sağlamak için prosedür kılavuzları önemlidir. Tek girişimciden küçük girişimlere veya büyük şirketlere olan her iş ilgisi, yazılı görev tanımının bir parçası olarak her personel için bir prosedür el kitabına sahip olmalıdır. Prosedürler kılavuzları ayrıca acil durumlar için yazılı bir cevap veya sık karşılaşılan problemlere yönelik çözümler sunar. Çözümler, ortak sorunların her seferinde aynı cevaba sahip olmasını sağlar.
Çözümler ve Özel Talimatlar
Bir personelin iş performansı gereklilikleri ile ilgili prosedür kılavuzları, yeni bir personelin işe alınması durumunda ve işe alındığında iş performansının tamamen aynı olmasını sağlar. Personel, hastalık veya tatil nedeniyle bulunmadığında, pozisyonu devralan çalışan, prosedür el kitabını kullanarak politikaya göre hareket edebilir.
Hızlı referans
Prosedür kılavuzları, bir soru veya problem olduğunda hızlı bir referans sağlar. Her personel pozisyonu, ürün veya hizmet için bir prosedür el kitabının geliştirilmesi gerekli tutarlılığı sağlar ve sürekli güvenilmez olan ağızdan söz alır. Prosedürler kılavuzunda yapılan revizyonlar genellikle kuruluşa her yeni pozisyon, ürün veya hizmet getirildiğinde yapılır. Her prosedür el kitabında bir içindekiler tablosu, terimler sözlüğü ve bir görevin yerine getirilmesinde kullanılan formların kopyaları bulunur.
Prosedür El Kitabı Oluşturma
Belgelenmiş çözümler, talimatlar ve talimatlar olmadan iş dünyasında tekdüzelik olmazdı. Bir prosedürler el kitabı için en iyi sunum genellikle üç halkalı olan bir bağlayıcıdır. Prosedür kılavuzları en az 100 sayfa içerir. El kitabındaki resimler dijital kamerayla oluşturulabilir. İşletme yöneticileri, prosedür kılavuzuna dahil edilecek bilgileri, bir taslak geliştirerek ve prosedür kılavuzunun etkileyeceği departmandaki her bir kişiden girdi talep ederek belirler. Belirli bölümlerin çalışanları, o bölümde sıkça ortaya çıkan sorunlar ve konular hakkında bilgi sahibi olur.
Uzman tavsiyesi
Bir prosedür kılavuzu oluşturan yöneticiler aynı zamanda çözümler sunan ve prosedürler ve politikalar geliştiren kanıtlanmış bir sicile sahip uzmanlardan rehberlik istemektedir. Her biri belirli bir görevi olan bir profesyonellerden oluşan bir ekip, bir işletme organizasyonunun kılavuz için politikalarını ve prosedürlerini yazılı olarak belgeler. Prosedürler kılavuzundaki her prosedür, prosedürler kılavuzuna dahil edilmeden önce çalışılmalıdır. Her prosedür üzerinde çalışmak, ekibin önerilen çözümün ne kadar etkili olacağını görmesine fırsat tanır.
Prosedürler Kılavuzundaki Grafikler
Fotoğraflar, özellikle bir görevi gerçekleştirmek için birden fazla adımın gerekli olması halinde prosedür kılavuzlarına dahil edilir. İnsanlar çoğu kez görüntüler veya resimlerle desteklenen yazılı talimatlara veya talimatlara daha iyi yanıt verir.
