Genellikle iş dünyasında, postayla, özel teslimatla ve hatta e-postayla gönderilebilecek daha büyük bir rapora eşlik edecek bir kapak mektubu eklememiz gerekir. Resmi bir kapak mektubunun çok özel bir amacı vardır ve içeriğini tanıtacak ve açıklayacak şekilde yazılmalıdır, raporun göze çarpan temasını yinelemenin yanı sıra atılacak sonraki adımları veya eylemleri belirtmelidir.
Rapor Kapak Mektubu Yazımı
Bir raporun kapak mektubunu, eşlik ettiği belgenin önemine bağlı olarak oluşturmak için şirket antetli kağıdını kullanın. Sabit e-posta kullanıyor olsanız bile, e-posta sayfasına şirket logosunun bir görüntüsünü ekleyerek bir kağıt kapak mektubu olarak kabul edin.
Günün tarihini ve ad ve soyad, unvan, işletme adı, cadde ve şehir adresi, posta kodu dahil olmak üzere adres bilgilerini ekleyin. “Sevgili”, ardından Bay, Bayan veya Bayan kısaltmaları gibi resmi bir selamlamadan sonra, eğer yabancı biriyse, muhatabın adı ve soyadıyla “Sevgili” gibi bir selamlama kullanın. bilinen.
Harf gövdesindeki mektubun amacını, “Bu mektup, gözden geçirmeniz veya yorumunuz için (veya istediğiniz eylem ne olursa olsun) (raporun adını sağlar) gibi kelimeleri kullanarak belirtin. Raporun ne hakkında olduğunu kısaca özetlemek için bu fırsatı kullanın. Raporun amacını olabildiğince kısaca - en fazla bir veya iki cümleyle toplamaya çalışın.
Rapor bulgularının özünü vermeyerek raporun burada sonuçlandığını not edin. Okuyucunun sadece mektubu değil, gerçek raporu okumasını istiyorsunuz. Kapak mektubu, okuyucunun nihai raporda ne bulunacağı konusundaki iştahını artırmalıdır.
İstediğiniz eylemlerin muhataptan ne olduğunu belirten resmi bir sonuca veya bir sonraki adımlar bölümüne sahip olun. Bulguları sunmak için belgeyi geçmelerini veya belgeyi imzalamasını veya daha büyük bir toplantıyı koordine etmelerini ister misiniz? Zamana duyarlı eylem yapılması gerekiyorsa, sonraki adımların yanı sıra gün ve tarih hakkında çok net olun.
Kapak mektubunu, Cordially, Very really ya da En iyi dileklerimle gibi resmi bir imza ile bitirin. Mektubun yazarının adını ve başlığını ekleyin. Raporu alacak diğer kişilerin adlarını ve bir cc listesindeki mektubu listeleyiniz.
