Kapak mektubu, herhangi bir teklifin en önemli bölümlerinden biridir, çünkü potansiyel işvereniniz veya müşteriniz hakkında iyi bir ilk izlenim bırakma fırsatınızdır. Bu ilk izlenim kabul şansınızı büyük ölçüde etkileyeceğinden, profesyonel ve göze çarpan temiz, yetkin bir kapak mektubu oluşturmak önemlidir. Standart kapak mektubu, üç paragraflı bir sayfadır.
Adınızı ve iletişim bilgilerinizi (adresiniz, telefon numaranız, e-posta adresiniz ve işvereniniz dahil) başlığa yazın.
Mektubu doğru kişiye gönderin. Profesyonellik ve araştırma yapma yeteneği olmadığını gösterdiği için, "kiminle ilgilenebileceği" mektubu ile ilgilenmekten kaçının. Bu, örgütün web sitesinde bir araştırma yaparak veya örgütün sormasını isteyerek önerileri kimin okuduğunu öğrenin.
İlk paragrafta okuyucunun dikkatini çekin. Okuyucu ile anında bir bağlantı oluşturmak ve kapak mektubunun kalanını okumaya devam etmek için yeterince meraklı olmalarını istiyorsunuz. Teklifinizle ilgili bir alıntı, istatistik veya soru kullanmayı deneyin. Oradan, teklifinizin amacını doğrudan belirtebilirsiniz. Açılış paragrafınız ayrıca, şirket veya kuruluş hakkında nasıl bilgi edindiğiniz hakkında ve kendinizle ilgili kısa bilgiler içermelidir.
İkinci paragraftaki bilgilerinizi ve arka planınızı açıklayın. Kimlik bilgilerinizin ve deneyiminizin şirkete nasıl fayda sağlayacağını açıklayarak, kuruluşu araştırmaya zaman ayırdığınızı gösterin. Özel örnekler kullanın. Örneğin, bir süt kooperatifine bir teklif sunuyorsanız, örneğin, 17 yıl boyunca inek sağımındaki deneyiminizin ve yerel bir bankanın yöneticisi olarak deneyiminizin sizi bu süt kooperatifi için değerli bir varlık haline getirebileceğini açıklayın.
Kuruluşla çalışma konusundaki ilginizi üçüncü paragrafta belirtin. Teklifi kuruluşa yapılan bir çağrı ile takip edeceğinizi veya okuyucudan sizinle bir görüşme planlaması için sizinle iletişime geçerek cevap vermesini isteyin. Kuruluş talep ederse ek bilgi sağlamayı teklif edin.
Mektubu kapatın. Teklifinizi kapak mektubu ile birlikte verdiğinizi belirtin. Kuruluşa zaman ve değerlendirmesinden dolayı teşekkür ederiz. İmzanızı mektubun altına ekleyin.
İpuçları
-
Basit tut. Teklifinizin okunması kolay ve profesyonel olmasını istersiniz. Açık ve özlü bir şekilde yazın ve yalnızca kuruluşun bilmesi gereken bilgileri ekleyin.
Standart kapak mektubu, genellikle üç paragraf uzunluğundadır, ancak her zaman bu formüle bağlı kalmanız gerekmez. Teklifinizin dört veya beş paragrafta daha iyi açıklanacağını düşünüyorsanız ve birden fazla sayfaya ihtiyacınız varsa, bu kabul edilebilir. Ancak, teklifi çok uzun tutmamak; çok uzun olan tekliflerin okunma olasılığı daha düşüktür.
