Büyük miktarda bilgiyi özetlemeniz gerektiğinde, bir not ya da mektup bunu yapmanın etkili bir yoludur. Pek çok insan yazmayı zor buluyor ve yapacak kelimelere sahip olmadıklarına inanıyor. Ancak yazma öğretmeni William Zinsser'in dediği gibi, yazmak sadece kağıt üzerine düşünmektir. Tek yapmanız gereken düşüncelerinizi düzenlemek, seçtiğiniz formatın stilini takip etmek ve basit ve anlaşılır bir dil kullanmak.
Bir Dekoda Rapor Yazma
Bir başlık yaz. Bir not için, sol üst köşede notu okuması gereken (örneğin, Kime: Tüm Çalışanlar), kimin yazdığını (Kimden: Adınız), başka kim alacak (KİM: Alıcının Adı) tarih (Güncel Tarih) ve ne hakkında olduğu (Konu: Adres Konusu)
Eğer bir mektupsa, "Tüm çalışanlara:" gibi bir tarih ve selam ile başlayın.
İzleyicilerinizi düşünün.Genel bir izleyiciye yazıyorsanız, herkesin anlayacağı bir dil kullanın. Yeni çalışanlar henüz şirket jargonunu tanımayabilir ve bir bölümdeki çalışanlar başkalarının terminolojisini anlayamayabilir.
Bir taslak yapmak. Düşüncelerinizi organize etmek net bir şekilde yazmanızı sağlar. Kitlenizin neyi bilmek isteyeceğini ve onlara ne söylemek istediğinizi düşünün. Raporun kilit sonuçlarını ve notu okuyan insanlar için ne anlama geldiğini vurgulayın.
Güçlü açılış ifadeleriyle başlayın. Rapor ve sonuçlarını onaylar. Örneğin, "Son verimlilik çalışmamızın bir sonucu olarak, İnternet kullanım politikalarımızda bazı değişiklikler yapacağız."
Açıklamak. Sonucu destekleyen veri veya bulguları vurgulayın. Danışmanlar, çalışanların günde iki saatini e-postaları kontrol etmek ve fantezi spor takımlarını yönetmek için ortalama olarak harcadıklarını buldu. Ayrıca, değişikliklerin ne zaman gerçekleşeceğini okuyuculara bildirin.
İnsanlara daha fazla bilgi için nereye gidebileceklerini söyleyin (uygunsa). Örneğin, "Bunu Cuma günü haftalık personel toplantımızda görüşeceğiz" veya "Raporun tamamı tüm çalışanlara PDF biçiminde sunulmaktadır." Notu imzalamayın; adınız notun en üstündedir. Bir mektup yazıyorsanız, koşullara ve tercihinize bağlı olarak adınızı, tam adınızı veya tam adınızı ve unvanınızı kullanın.
Dağınıklığı tekrar yazın ve kesin. Taslağı yeniden okuyun ve gereksiz kelimeleri ortadan kaldırın. Örneğin, "Scranton ofisinin, şirket kaynaklarının iş dışı kullanımını sınırlayarak üretkenliği olmayan sorunları azaltmak için aktif olarak aramaya başlaması gerektiği kanaatine varıyor", "Şirket mallarının kişisel kullanımını sınırlandırmamızı istedi. üretkenliğimizi artıracak."
Düzeltilmiş ve yazım denetimi. Güvenilir bir meslektaşınıza dilbilginizi ve tonunuzu kontrol ettirin; Kötü yazılmış bir cümle, asla istemediğiniz şekilde yorumlanabilir. Ayrıca, yazım denetimini çalıştırın ancak otomatik sözcük değiştirme özelliklerine dikkat edin. "Indiana" derken raporunuzun "Endonezya" demesini istemezsiniz.
