Çoğu otel gece denetimleri yapar veya misafir defterlerinin kontrollerini dengeler.Bu hesaplar, misafir hesaplarının doğruluğunu sağlamak, günün finansal işlemlerini doğrulamak ve doluluk yüzdelerini ve oda gelirlerini takip etmek ve ertesi gün hangi misafirleri kontrol edeceğini bulmak amacıyla tamamlanmaktadır. Gece denetimleri manuel veya elektronik olarak yapılabilir ve genel prosedürde birçok adım vardır.
Tam Ödenmemiş Ücret Kayıtlarını Tamamlayın
Gece denetçileri, günden itibaren tüm misafir işlemlerinin doğru şekilde ücretlendirilmesini ve konuk hesaplarına kaydedilmesini sağlamaktan sorumludur. Bu masraflar doğru tarihe kaydedilmelidir, aksi takdirde konuk kontrol ederken karışıklık ve tutarsızlıklar ortaya çıkabilir. Bu tür ücretlendirmelerin bazı örnekleri arasında oda servis ücretleri, telefon veya İnternet servis ücretleri, kuru temizleme ücretleri, mini bar ücretleri veya vale park etme ücretleri bulunmaktadır.
Mutabakat Odası Durumu ve Ücretleri
Günün doluluk raporunu ve her sabah tamamlanan kat hizmetleri durum raporlarını inceledikten sonra, gece denetçisi, gerçek otel odasının doluluk durumunu öğrenmek için iki rapor arasındaki herhangi bir tutarsızlığı uzlaştırmalıdır. Ardından, tahsil edilen veya belirtilen oranların eşleştiğinden emin olmak için konuk kayıt kayıtlarını oda raporuyla karşılaştırır. Örneğin, bazı misafirlere check-in sırasında kurumsal oda indirimi yapılabilir, ancak rezervasyon sistemi standart fiyat olarak listelenmiştir.
No-Show'ları Doğrula
Konukların rezervasyon yaptırması ancak hiçbir zaman check-in yapmaması durumunda, gösteri yapılmayacağı kabul edilir. Gece denetçisinin, yinelenen rezervasyonların kaldırılmasını, no-show faturalarının tahsil edilmesini ve odaların uygun olarak işaretlenmesini sağlamak için ön büro sistemindeki bu bilgileri kontrol etmesi gerekir. Ayrıca sistemde müşterinin ortaya çıkmadığına dair bir not yazması gerekir. Bu nedenle, gösteri dışı ücret tahsil edildiğinde sorun yaşanmaz.
Post Oda Ücretleri ve Vergiler
Bu gece denetim süreci, otomatik bir sistemle genellikle çok daha kolaydır. Gece denetçisi, asıl oda gecesi ücretlerini ve işgal edilen tüm odalara uygulanan vergileri tek tek gönderir veya ücretlendirir. Ücretleri ve vergileri onayladıktan sonra, gece denetçisi bir oda fiyatı ve vergi raporu oluşturur.
Rapor oluşturma
Gece denetçisi, oda fiyatı ve vergi raporu dışında birkaç rapor oluşturur. Bunlar, günlük faaliyet raporunu, ayrı bölüm raporlarını ve yüksek bilanço raporunu içerir. Günlük işlemler raporu, tüm günlerin işlerinin bir özetinden oluşur ve toplam gelir, ön büro nakit işlemleri, işletme istatistikleri ve alacaklar gibi ayrıntıları içerir. Ayrı departman raporları, tesis içi restoran veya bar, oda servisi ve diğer otel alanları gibi diğer otel bölümlerinden yapılan tüm işlemleri içerir. Yüksek bilanço raporu, hesap kredi limitlerine ulaşmaya yakın olabilecek konukları tanımlamaktadır.
Son İşlemler
Gece denetçisi nakit ödemeleri ve ödemeleri karşılaştırır, kayıtları dengeler ve ardından banka için bir nakit depozito kuponu oluşturur. Daha sonra tüm bilgilerin kaydedilmesini sağlamak için otel bilgisayar sistemini yedekler. Nihai prosedür, tüm raporları ve bilgileri, genel müdür, ön büro yöneticisi ve oda servisi veya restoran müdürü gibi uygun taraflara dağıtmaktır.
