Küçük ve isteğe bağlı ihtiyaçlar için ödeme yapmak için küçük para ödeyen işletmeler, çalışanların küçük paraları uygun nedenlerle kullanmalarını sağlamak için uygun küçük para denetim testi prosedürleri uygulamalı ve kullanılan küçük parayı uygun şekilde hesaba katmalıdır. Mümkün olduğunda, küçük paraya erişimi olmayan bir kişi küçük parayı denetlemekten sorumlu kişi olmalıdır.
Denetimlerin Zamanlaması
Küçük nakit denetimleri rastgele ve diğer çalışanlara önceden bildirilmeksizin yapılmalıdır. Rastgele denetimler olmadan, kişisel nedenlerden dolayı önemsiz nakitten “borç alan” çalışanların, fonları denetlemeden önce parayı tekrar yerine koyma zamanı vardır.
Toplam İçerik
Kutudaki veya çekmecedeki küçük parayı dengelemek, denetimde ilk adımdır. Tüm küçük paraların toplamı ile küçük paraların makbuzları, ödemede kullanılmak üzere kullanılmış olup, kullanım için tutulan küçük paraların toplamına eşit olmalıdır. Örneğin, 500 dolar tutarında küçük para tutarında tutarsanız ve 150 dolar tutarında küçük tutarınız varsa, çekmecede 350 dolar nakit kalmalıdır. Para veya makbuzlar için hesaba katılmamışlar bir denetim raporunda belirtilmelidir ve önemsiz paraya erişimi olan tüm çalışanlar bu fark hakkında sorgulanmalıdır.
Makbuzları İncele
Her makbuz, satın alınan ürünleri açık bir şekilde açıklamalıdır. Satın alınan kalem (ler) fişin kendisinden belli değilse, kalem (ler) gider için gerekli olan açıklama ile birlikte makbuz üzerine yazılı olarak not edilmelidir. Satın alınan her bir ürün uygun miktarda küçük nakit fon kullanımını temsil etmeli ve şirket politikalarınızda belirtildiği gibi bir yönetici veya danışman tarafından onaylanmalıdır. Kişisel eşyalarda olduğu gibi uygunsuz para kullanımı, raporunuzda belirtilmelidir. Normal işletme giderlerini karşılamak için küçük para kullanımı, raporunuzda belirtilmeli ve çalışanlar tarafından açıklanmalıdır, böylece işletme giderlerinde bu maliyetleri karşılayacak şekilde değişiklik yapılıp yapılmayacağını belirleyebilirsin.
Genel Muhasebeyi İnceleyin
Her önemsiz nakit gideri muhasebe muhasebe defterine doğru şekilde yansıtılmalıdır. Giderin açıklaması için makbuzları kontrol edin ve giderin uygun genel muhasebe gider hesabına kaydedildiğini doğrulayın.
Satın Alınan Öğeleri Doğrula
Mümkün olduğunda, özellikle tüketilemeyen ürünler söz konusu olduğunda, küçük parayla satın alınan kalem (ler) i görmelisiniz. Çalışanlar küçük ekipman veya diğer sarf malzemesi gereklilikleri satın almak için küçük para kullanıyorsa, çalışanlar size öğelerin yerini gösterebilmelidir.
