Bir tıbbi ofis veya klinik için politikalar ve prosedürler, klinisyenlerin yerine getirmesi beklenen sağlık hizmetleri ve idari standartları ortaya koymada çok önemlidir. Bir politika ve prosedür el kitabı, doktorlara, hemşirelere ve diğer ofis çalışanlarına, hastalara kaliteli bakım sağlayabilmeleri için belirli görevleri nasıl yerine getireceklerini anlatır. Sağlık sektörü karmaşık olduğu ve çok sayıda yönetmelikle yönetildiği için, bir politika ve prosedür el kitabı ayrıca hangi yasalara uyulması gerektiğini belirtir. Sağlık politikalarındaki değişmekte olan yasalar çoğu zaman tıbbi ofisinizin politikalarının da değişmesini zorunlu kıldığı için tıbbi politikalar ve prosedürler yazmak devam eden bir uygulamadır.
Politika ve prosedür kılavuzunuzda olmasını istediğiniz kategorilerin veya bölümlerin bir listesini yapın. Genel olarak tıbbi politika ve prosedür kitaplarında bulunan kategorilere örnek olarak bunlarla sınırlı olmamakla birlikte Sigorta, Tıbbi Dosyalama, Talep Gönderme ve Faturalama, Hasta Güvenliği, Çalışan Güvenliği, Sertifika Verme ve Ayrıcalık, Farmakoloji, Müşteri Hakları, Gizlilik ve Çalışan Eğitimi dahildir.
Tıbbi çalışma alanınızla ilgili yasal gereklilikleri veya lisans gereksinimlerini belirleyin. Örneğin, bir kardiyoloji ofisi için politikalar ve prosedürler yazıyorsanız, kliniğinizde bir patoloji ofisinin uyması gerekenlerden farklı olan belirli bir düzenlemeler olabilir. Etkili politika ve prosedürler yazmak için politikalarınızın federal yönetmeliklere uygun olması gerekir.
Politikalarınız ve prosedürleriniz için bir şablon oluşturun. Şablonlar, hazırladığınız her politikayı tutarlı ve standart hale getirmenize yardımcı olacaktır. Şablon, politikanın unvanını veya numarasını, politikanın amacını, uygulanabilirliği ve yapılması gereken prosedürlerin adımlarını içermelidir. Politika belirli bir tıbbi form ile el ele giderse, bir ek bildirimi de ekleyebilirsiniz. Örneğin, "hasta alımı" için bir politika ve prosedür yazıyorsanız, hasta giriş formunu politikanın sonuna eklersiniz.
Bireysel politikalar geliştirmek için ana politika kategorilerinizi kullanın. Ana politika kategoriniz Gizlilik ise, bu bölümde Elektronik Güvenlik ve Hasta Sağlığı Bilgilendirme Bildirimleri gibi iki ayrı politikaya sahip olabilirsiniz. Tıbbi Dosyalama kategorinizde, Zamanında Dosyalama ve Tıbbi Kayıt Talepleri için politikalara sahip olabilirsiniz.
Kitabınıza eklemek istediğiniz her politika için prosedürleri yazmaya başlayın. Bunları doğrudan şablonlara yazın ve şimdilik taslak olarak etiketleyin. Yazdığınız her politika için olabildiğince spesifik olun. Tüm adımlar açıkça belirtilmeli ve anlaşılması kolay olmalıdır.
Tıbbi politika ve işlem kitabınız için bir içindekiler tablosu oluşturun. İçindekiler tablosu işlerin düzenli tutulmasına yardımcı olur, böylece okuyucular aradıkları politika ve prosedürleri kolaylıkla bulabilirler.
Politikalarınızın HIPAA uyumlu olduğundan emin olun. HIPAA, Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası, sağlık kurumlarının hasta rızası olmadan hasta sağlık bilgilerini serbest bırakmasını yasa dışı kılan federal bir düzenlemedir. HIPAA standartlarına uymamak, kuruluşunuzun uyumsuzluğa karşı para cezasına çarptırılmasına neden olabilir ve eğer bir hastanın gizliliği ihlal edilmiş gibi hissederse bir dava açabilir.
Taslak politika ve prosedürlerinizi gözden geçirme ve son onay için kuruluşunuzdaki Tıp Direktörü veya Baş Tıp Görevlisi gibi uygun otoriteye gönderin.
Politikalarınızı ve prosedürlerinizi yıllık bazda gözden geçirerek, değişiklik yapmak zorunda olmadığınızdan emin olun. Kitabınıza geldiklerinde yeni politikalar ekleyin ve artık geçerli olmayan eskileri silin.
