Bütçe Toplantısı Nasıl Yapılır

Bütçe toplantıları önemlidir; çünkü projenizin bütçesi açısından nerede durduğunu patronunuza veya üstlerinize sunmanıza izin verir. Toplantıda, tahsis edilen bütçenizdeki olası artış veya azalışları tartışabilir ve bütçenizi takip etmek için maliyetleri azaltmanın yollarını önerebilirsiniz. Bütçe toplantıları, projeniz veya işiniz için daha fazla finansman için davanızı savunmanızı sağlar. Genel bütçe toplantıları, bir departman veya şirketin finansal olarak nasıl yaptığını belirler ve parayı kontrol etmek ve kârlı kalmak için hedef ve sınırlar koyar. Bütçe toplantısı yapmak nispeten kolaydır.

İhtiyacınız olacak ürünler

Konferans veya toplantı odası
Email servisi

Bütçe toplantısına kimlerin katılması gerektiğini belirleyin. Genellikle, şirketinizin CFO'sunu, finans başkan yardımcısını veya finanstan sorumlu şirket yönetim ekibine başka birini davet etmelisiniz. Daha büyük bir şirket için çalışıyorsanız, bir denetleyici veya muhasebe bölümünün yöneticisi gibi parayı yöneten kişiyi ofisinize davet edin. Ayrıca patronunuzu, proje yöneticisini ve projenize veya bölümünüze bağlı diğer kıdemli personeli davet etmelisiniz.

Toplantıya davet ettiğiniz herkesin programlarını kontrol edin. Herkesin şehir içinde ve ofiste olması planlandığında genel açıklıklar arayın. Microsoft Outlook gibi bazı ofis araçları, diğer iş arkadaşlarının programlarını ve kullanılabilirliğini görüntülemenizi sağlar.Herkesin programlarına erişemiyorsanız, yardımcılarına veya bireylere yaklaşmakta olan uygunluklarının nasıl göründüğünü sorun.

Toplantı için 30 veya 60 dakika gibi bir süre seçin. Bütçe bilgisini sunmak için yeterli zaman ayırın ve sorularınız ve tartışma süreniz için yer bırakın. Bütçe bilgilerini sunmanın bir saat alacağını düşünüyorsanız, ek süre için izin vermek için 90 dakikalık bir süre seçin.

Toplantı için herkesin uygun olduğu zaman ve toplantının süresine bağlı olarak bir gün ve saat seçin. Toplantınız 90 dakika sürecekse, herkes müsait olduğunda ilk 90 dakikalık zaman dilimini seçin.

E-posta yoluyla bir toplantı isteği bildirimi gönderin ve tüm alıcılardan toplantı isteğini kabul edip etmediklerini veya bunu yapamadıklarını belirtmek için yanıt vermelerini isteyin. Veya şahsen veya katılımcının asistanı aracılığıyla rezervasyon yaparak toplantıyı eski moda bir şekilde ayarlayın. Toplantıyı şahsen veya e-posta ile talep ettiğinizde, toplantı gündemine kısaca üst düzey bir genel bakış sunun: bütçe kesintileri, finansal raporlar, bütçe durumu vb.

Orada olması gereken kişiler katılamazsa toplantıyı yeniden düzenleyin. Toplantının planlanan süresi boyunca mali denetçiler ve diğer gerekli insanlar bulunduğunda bir sonraki uygun alanı seçin.

Tüm katılımcılara o hafta veya o sabah yapılacak toplantıyla ilgili hatırlatma yapın. Toplantı isteğini e-postayla gönderirseniz, yazılım katılımcılara otomatik olarak bir elektronik bildirim ile hatırlatır.