Bir kulüp toplantısı yaptığınızda, tüm kulüp üyeleriyle aynı anda iletişim kurar, gelecekteki kulüp etkinliklerini planlar ve önemli kararlar alırsınız. Toplantının etkin bir şekilde yürütülebilmesi için düzenli olmanız ve bir planınızın olması gerekir. Toplantı kolaylaştırıcısı, toplantı gündemindeki tüm konuları ele alarak toplantı boyunca düzeni korur.
Önceden hazırlamak. Hedeflerinizin toplantı için ne olduğuna karar verin ve bu hedeflere ulaşmak için belirli bir eylem planı oluşturun. Ele alacağınız konuların bir listesini yapın ve kulüp üyelerine dağıtılmak üzere bu listenin kopyalarını alın.
Davetkar bir atmosfer yaratın. Toplantıdan önce serinletici içecekler servis edin ve kulüp üyeleri toplantı alanına girerken yumuşak müzik çalın. Bu, toplantı başlamadan önce üyeleri rahatlamaya ve sosyalleşmeye teşvik eden bir atmosfer yaratacaktır.
Zamanında başla. Başlamayı planlamanızdan beş dakika önce bir duyuru yapın. Kulüp üyeleri oturma buldukça toplantı gündeminin kopyalarını dağıttılar. Bu, kulüp üyelerinin başlamaya hazırlanırken gündemi incelemelerini sağlar.
Yeni kulüp üyelerini tanıt. Buzkıran oturumları yeni üyeler tanıtmanın en iyi yoludur. Nerede büyüdüklerini, okula nereye gittiklerini ve neden kulübünüze katılmaya karar verdiklerini belirtmelerini isteyin.
Önceki toplantıdaki tutanakları gözden geçirin. Bu, kulüp üyelerine son toplantıda gerçekleştirilen eylemleri hatırlatır ve yeni üyelere mevcut toplantı konularını daha iyi anlamasını sağlar.
Görevde kalın. Toplantı gündemini daima takip edin. Birisi gündeminizde olmayan bir konuyu görüşmek istiyorsa, konuyu ayrı bir kağıda yazın ve bir sonraki toplantıda ele alın.
Sorular ve cevaplar için zaman ayırın. Kulüp üyelerinin muhtemelen soruları olacak, bu yüzden cevaplamaya hazır olun. Soruları olanlara elini kaldırmaları ve her üyeye ayrı ayrı çağrı yapmaları için sorun. Bu aynı zamanda kulüp üyelerini gelecekteki toplantılar için önerilerde bulunmaya teşvik etmek için iyi bir zamandır.
Zamanında bitirin. Belirli bir bitiş zamanına sahip olmak, kolaylaştırıcıyı yolda tutmaya yardımcı olur. Kulüp üyelerinin ek soruları veya endişeleri varsa, toplantı sona erdikten sonra sizinle görüşmeye davet edin.
