Japonlar için bir iş toplantısı yapmak, diğer tüm iş toplantıları ile aynıdır: katılımcılara son (aile) isimleriyle bakın (ve Japonca konuşuyorsanız, aile ismini onur-san ile takip edin); katılımcıları önceden iyi bir şekilde bilgilendirmek; kahve, çay veya su seçimi; zamanında başlayın; konuşurken insanları rahatsız etmeyin; konuyla kal; mizah kullanımından kaçının; ve doğrudan kişisel sorulara hazır olun.
Hazırlık
Tüm başlangıç saatlerini katılımcılara mümkün olduğunca erken bildirin ve Japonca ve Japonca olmayan herkesin toplantının bu saatte başlayacağını anladığından emin olun. Japon kültürü, diğerleri için yüksek önem verilir ve dakiklik bir saygı işaretidir.
Mümkünse sessiz bir yer seçin. Pek çok Japon insanı İngilizce konuşur veya İngilizce okudu, ancak arkaplan sesleri konuşmaları takip etmeyi zorlaştırabilir. Toplantının sessiz bir yerde yapılması konforlu bir dinleme ortamı sağlayacaktır.
Bir içecek seçimi yapın. Popüler basmakalıpların aksine, bütün Japon halkı Japon çayını içmiyor, özellikle de Japon olmayan insanlarla yapılan iş toplantılarında. Mümkünse katılımcılara kahve, çay, Japon çayı ve su seçeneği sunmak en iyisidir.
İnsanların kağıtlar hazırlayabilecekleri geniş bir masa alanı ve gerektiğinde elektronik bir sözlük olduğundan emin olun. Yine, birçok Japon insan İngilizce konuşur, ancak zaman zaman toplantıda kullanılan belirsiz veya bilinmeyen kelimelerin anlamlarını kontrol etmek isteyebilirler.
Toplantı başlamadan önce insanların kartvizit alışverişinde bulunmaları ve kendilerini gayri resmi olarak birbirleriyle tanıştırmaları için zaman tanıyın. Kartvizit alışverişi, Japon iş adamları için önemli ve zorunlu bir eylemdir.
Toplantıya Başlamak
Toplantının başlayacağına, insanların kendilerini organize etmelerine ve hazırlanmalarına izin verin.
Katılımcıları tanıtın. Toplantıyı Japonca yapıyorsanız, Japonca tanıtım stilini kullanın: önce kuruluş, önce aile adı, ardından "-san". En son verilen isim. Katılımcıların kendilerini tanıtmasına izin vermeyi seçebilirsiniz; bu tamamen kabul edilebilir bir durumdur ve eğer İngilizce ise, Japon kişi İngilizce becerilerini grubun önünde gösterme zorluğunu yaşayabilir.
Toplantının amacını ve hedeflerini yeniden yazın. Bu önceden açıklanmış olmalıydı, ancak eğer hatırlatılırsa insanlara yardım edecek. Konuyla ilgili kalmak Japonya'da dikkate alınması gereken bir işarettir.
Toplantıyı Yürütmek
Konuşurken kişileri rahatsız etmeyin. Konuşmacıların amaçlarını belirtmeleri için zaman verin. Japonya'da, insanlar önce nedenleri söyleyerek ve sonra da noktayı belirterek noktaları açıklama eğilimindedir; oysa Batı kültürlerinde insanlar önce bu noktayı belirtir ve sonra sebepler verirler. Bu farklı iletişim tarzı, Batılılar adına bir sabırsızlık kaynağı olabilir ve en iyisi de kesilmemesiydi.
Konuyla ilgili kalın. Sona ya da toplantıya ilişkin yan ya da anekdotları saklayın.
Mizah kullanmaktan kaçının. Japon kültürü değişiyor ve mizah Japonya'da oldukça yaygın olsa da, iş toplantılarında mizahı önlemek en iyisidir. Mizah, Amerikalılar için bir dostluk işareti olabilir, ancak Japon iş adamları için bu bir olgunlaşmamışlık işareti olabilir ve ayrıca dil veya kültür engelini aşmama riskini de taşır.
Doğrudan sorular için hazır olun. "Yabancı Tercümeler" web sitesi, okurları, yeni insanlarla tanışırken Japonların sorularına doğrudan yöneldikleri konusunda uyarmaktadır (bkz. Referans 1). "Ne kadar para kazanıyorsunuz?" Gibi sorular "Bekar mısın?" ya da "Kaç yaşındasın?" oluşabilir. Bu tür soruları yanıtlama konusunda rahat değilseniz, soruyu saptırmanın kibar bir yolunu bulun ve alınmayın.
