Birçok insan son çare olarak talimatları okumaz. İnsanlar bunları okuduğunda, yalnızca açık ve öz bir dille yazılmışlarsa yardımcı olurlar. Kitlenizi anladığınızda, bir giriş sunmaya daha iyi hazır olursunuz, ardından talimatlara uyursunuz.
Kitlenizi İnceleyin
Talimatlar genellikle okuyucuya bir ürünün veya prosedürün nasıl yapılacağını, inşa edileceğini, işletileceğini veya korunacağını söyler. İlk olarak, konuyu ne kadar iyi anladıklarını bilmek için hedef kitlenizi nitelendirin. Örneğin, yeni işe alımlar için talimatlar yazıyorsanız, düz dilde yazılmaları gerekirken, üst düzey yönetim için talimatlar daha fazla endüstri dili içerebilir. Okuyucular için uygun dili kullanın ve görevi gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kadar ayrıntı ekleyin.
Giriş Oluştur
Çok sık okurlar bir anlatı girişini atlar ve talimatlara doğrudan girerler. Okuyucuların tanıtımlar arasında ilerlemesine yardımcı olmanın bir yolu paragraf formu yerine numaralı bir listede talimatlara ilişkin bir açıklama veya sebep yazmaktır. Okuyucuların listeyi gözden geçirme olasılığı daha yüksektir. Her birinin ayrı bir başlık altında belgeyi okuması gerekenleri ve içerdiği talimatları talimatların amacını dahil edin. Bu giriş aynı zamanda okuyuculara neyin kapsanmadığına dair bir ipucu verir.
Aktif Sesi Kullan
“Beyaz tel A soketine takılmalıdır” gibi pasif ses kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, “Beyaz tel A soketine takma” gibi etkin ses gerektiren komutlar gibi talimatlar yazın. Bir anlatı ya da kitapçık, birkaç adımla uzun cümleleri başlıklar altında listelenen kısa talimatlara bölmüştür. “Ve” kelimesini içeren cümleleri daha kısa ayrı cümlelere bölün. “Kablo eklenmiş ve kırmızı prize yerleştirilmelidir” yazmak yerine, “Kablonun eklenmesi” gibi eylem fiilleriyle başlayan iki cümle yazın. Eklenmiş kabloyu kırmızı prize takın. ”Açık ve koyu bir başlık“ Kabloları Bağlama ”gibi bir şey söyleyebilir.
Açıklayıcı Bilgiden Ayrı Eylemler
Çok sık, talimatların da açıklamalara ihtiyacı var. Açıklayıcı yorumları iki yoldan biriyle yazın. Gerçek yönergeleri öne çıkacak şekilde kalın veya referans için ayrı bir sütunda açıklamalar yapın. Bir taktik, adımların belgenin bir tarafına yerleştirilmesi ve açıklamaların yan yana bir sütunda kısa bir paragrafta verilmesidir. Bir başka, daha etkili yol, asıl talimatları kalınlaştırmak ve açıklama yazarak adımı tamamlamaktır. Örneğin, “Kırmızı düğmeye üç saniye basın (kalın). Bu ışığın harekete geçmesini sağlayacaktır. ”
