Bazı bireylerin, engelli olmaları veya yurtdışına seyahat eden bir öğrenci veya alimler olmaları durumunda, konaklama talebi mektubu yazmaları istenecektir. Talep mektuplarına eşlik etmek için - veya alıcıdan talep üzerine - ayrıca, konaklamaya layık olduklarını belirtmek için referans mektubu göndermek isteyebilirler. Konaklama için bir referans mektubu, başka bir referans mektubu gibi ele alınmalıdır. Bir kişi, yalnızca konu hakkında yazacak olumlu sözleri varsa, referans mektubu yazmayı kabul etmelidir.
Kişisel antetli kağıdınızı kullanarak mektubu adresleyin ve tarih atın. Standart bir iş mektubu şeklini takip edin. Adresinizi koyun, bir paragraf alanı ekleyin, tarihi yazın, bir paragraf alanı ekleyin ve ardından alıcının adresini yazın.
İki paragraf boşluğu ekleyin ve mektubunuza, "Kime Endişeli Olabilir" ifadesi ve ardından iki nokta üst üste ve paragraf boşluğuyla başlayın.
Okuyucuya neden mektubu yazdığınızı söyleyen bir açılış ifadesi yazın. Örneğin: “Lütfen bu mektubu konaklama talebinde bulunan John Smith için referans olarak kabul edin.”
Kişisel referansınızı aşağıdaki cümlelere ekleyin. Bireyi nasıl tanıdığınızı ve neden konaklama almasını önereceğinizi belirtiniz. Bireysel konaklama sunma konusunda deneyiminiz varsa bu bilgiyi paylaşın. Olumlu ve doğru olun.
Mektubu, kişisel iletişim bilgilerinizi sağlayan bir kapanış paragrafı ile bitirin. "Saygılarımızla", dört paragraf boşluğu ekleyin ve adınızı yazın. Mektubu imzalayın, kayıtlarınız için bir kopya alın ve postalayın.
