Sektörünüz ne olursa olsun, temel bir iş mektubu yazmayı anlamak, tüm iş adamları için bir zorunluluktur. Her ne kadar temel iş yazışmaları çok yaygın olsa da, teknik yazılarda çeşitli iş mektupları vardır. İş mektupları izleyici, amaç, yazar ve özel formata göre farklılık gösterir.
Kapak Mektubunu Devam Et
İş adamları, iş başvuru sürecinde özgeçmiş kapak mektubunu, kendilerini katılmaya çalıştıkları kuruma “satmak” için kullanırlar. Kapak mektubu, bir iş arayan olarak potansiyel işvereninize yapacağınız ilk izlenimdir ve işverenler özgeçmişin okunmaya değer olup olmadığını belirlemek için kapak mektubunu turnus sınavı olarak kullanırlar. Purdue Çevrimiçi Yazma Laboratuarı'na göre, özgeçmiş kapak mektubunuzu, aradığınız iş için hazırlamış olduğunuz deneyim ve becerileri vurgulayarak bir anlatı sesiyle yazmalısınız. Chapel Hill'deki Kuzey Carolina Üniversitesi'ndeki yazma merkezi, son derece konuşkan ve son derece resmi arasında kalan bir tonda yazmayı önerir. Kapak mektubunuzu yazarken sıkça işlem fiilleri kullanın ve mektubunuza dahil edilmesi gereken "ayrıntı yönelimli" gibi anahtar kelimeleri bulmak için yardımın istenen reklamını veya iş tanımını kullanın.
İkna edici İş Mektubu
İkna edici bir iş mektubu yazıyorsanız, alıcıyı önerdiğiniz eylemlerde bulunmaya ikna etmeye çalışıyorsunuz. Bu tür bir iş mektubunu bir çalışan, amir, müşteri veya iş arkadaşına veya kuruluşunuzun içindeki veya dışındaki diğer taraflara yazabilirsiniz. İkna edici bir iş mektubu, EnglishClub'a göre, ilk birkaç cümleyle amacını (ikna etme) belirtmelidir. İş yazma özlü, çünkü iş adamları klişeleşmiş bir şekilde meşgul. Mektubunuzun hızlı bir şekilde yerine gelmesi ve gereksiz tanıtım, sosyalleşme veya ayrıntılarla zaman kaybetmemesi çok önemlidir. Okuyucunuzun ilk birkaç satırda atmasını istediğiniz eylemin gidişatını belirtin ve mektubun gövdesini eylemin faydalarını açıklamak veya neden alınması gerektiğini açıklamak için harcayın. Gerekli tüm ayrıntıları açıkça eklediğinizden emin olun. EnglishClub, ayrıca bir yanıt almanız gerektiğini de açıkça belirtmenizi önerir.
İkna edici bir iş mektubu yazarken, hedef kitlenizi analiz edin. Kime yazdığınızı hangi bilgileri ekleyeceğinizi belirleyeceksiniz. Örneğin, yalnızca giriş yaptığınız kişi sizi tanımıyorsa bir tanıtım ekleyeceksiniz. Buna ek olarak, bir yönetici eylem sırasında bir müşteriden daha farklı faydalar bulabilir.
Özür Mektupları
Her ne kadar en yaygın iş mektubu türlerinden biri olsa da, özür mektubu da yazmak en zorlarından biri. İşinizin dürüstlük için samimi bir özür sunarken bütünlüğünü korumasına izin vererek, "yüzünü kurtar" için yazmalısınız. Diğer ticari iletişim gibi, doğrudan konuya girelim. İlk paragraftaki amacın - özür dilemek - ve ne için özür dilediğini yaz. ABusinessResource’a göre, bir sonraki paragrafınız, yanlış taraftan hatayı affetmesini ve hatanın nasıl yapıldığını ve bunun bir daha yaşanmayacağından emin olmak için yapılan bir şeyi açıklamasını istemelidir. Son olarak, özrünüzü tekrar belirtmeli ve yanlış, indirim, ücretsiz ürün veya başka bir şekilde telafi etmeyi teklif etmelisiniz. Özür mektubunda asla savunmacı görünmüyor ve her zaman sorunu en iyi şekilde çözebilecek birinin iletişim bilgilerini sağla.
