Bir iş e-postasına karşı ne zaman bir resmi iş mektubu yazacağınızı bilmek, çeşitli biçimlerde mesaj iletmek konusunda rahat olan kişilere kolayca gelebilir; Bununla birlikte, ortam seçerken göz önünde bulundurulması gereken birkaç faktör vardır. Acele etme, formalite, gizlilik ve hatta muhatap sırasını veya statüsü gibi faktörler yazmaya karar verirken göz önünde bulundurulmalıdır.
Birincil Fark
Bir işletme mektubunu işletme e-postasından ayıran ilk şey, bir mektubun genellikle basılı kopya olduğu kabul edilir ve işletme e-postasının elektronik bir ileti olduğu yumuşak bir kopya olduğu kabul edilir. Bir iş mektubu oluşturduktan sonra, mektubu alıcıya göndermek için yazdırır, bir zarfa mühürler, postaya ekler ve ABD Posta Servisi veya bir gecelik teslimat şirketi gibi bir hizmeti kullanırsınız. Öte yandan, bir işletme e-postası da genellikle bilgisayar veya elektronik araçlar kullanılarak oluşturulmaktadır, ancak alıcıya yalnızca birkaç saniye içinde elektronik olarak gönderilmektedir.
Teslimatın Zamanlaması
Genel olarak bir iş mektubu en kısa sürede size ulaşır, bir postayla veya FedEx gibi bir teslimat servisiyle gönderildikten sonraki gündür. Mektubun daha erken gelmesi gerekiyorsa, aynı gün teslimat için bir kurye kiralayabilirsiniz. Her iki seçenekle birlikte bir maliyete tabi olacaksınız - posta pulu veya teslimat ücreti. Acil bir mesajın hemen ulaşmasını istiyorsanız, en iyi seçeneğiniz bir işletme e-postası göndermektir. Bir güvenlik duvarı yalnızca teslimatı geciktirebilecek hafif bir engeldir, ancak o zaman bile gecikme pratik olarak önemsizdir.
İşletme İletişiminin İçeriği
Resmi bir iletişim yazıyorsanız, mesajınızı bir ticari mektuba iletmek isteyebilirsiniz. Örneğin, sözleşmeyle ilgili bir sorun hakkında yazıyorsanız, yazışmalarınızın basılı bir kopyasına sahip olmak akıllıca olacaktır. Bunun dezavantajı, kağıt parçalarının kaybedilmesi ve bir iş e-postasının sonsuza kadar elektronik bir klasörde kalmasıdır. Bir işletme e-postası aynı mesajı iletebilir, ancak ciddi bir sorunsa, işletme e-postası genellikle bir işletme mektubundan daha az resmi olarak görülür. İletişiminiz için mürekkep imzası gerekiyorsa, açık bir şekilde bir işletme e-postasını mürekkeple imzalayamazsınız. Bununla birlikte, bir elektronik veya dijital imzayı bir e-posta iletisine ekleyebilirsiniz.
E-posta Formatına Karşı Mektup
Northern Michigan Üniversitesi Yazma Merkezi'ne göre, iş mektupları için yaygın olarak kullanılan format blok stilidir. Mektubun her bölümü geleneksel blok stilinde sol kenar boşluğuyla aynı hizada. Değiştirilmiş bir blok, kapanış selamlamasını ve imzasını mektubun orta alt kısmında konumlandırır; yarı-blok format, paragrafların girintili olduğu anlamına gelir. Bir işletme e-postası yazıyorsanız, selamlama, beden ve kapanış selamlamalarını sol kenar boşluğuyla aynı hizada yazarak geleneksel blok biçimini çoğaltmak kolaydır, çünkü paragraf girintileri ve kapatma ifadeleri için sekme yaparsanız, format tuhaf görünebilir alıcının iletişimi okuduğu ekranın veya ekranın boyutunda.
Gizliliğin Korunması
"Gizli" yi belirtmek için basılı kopyadaki bir filigranı kullanabilir veya işletme e-postasını işaretleyebilirsiniz. Gizli e-posta programınızın sağladığı seçeneklerden birini tıklatarak. Ne bir işletme mektubu ne de bir işletme e-postası mutlak gizliliği garanti edemez, çünkü alıcı mektubu fotokopisini çekebilir veya e-postayı ilk iletişime özel olmayan bir kişiye iletebilir. Her iki durumda da, yazışmalarınızın gizliliğini korumak için alıcının bütünlüğüne güvenmelisiniz.
Durum Bir Fark Yaratabilir
Direkt bir rapora yazan bir denetçinin, ofisten çıkacağı bildirimi gibi gayri resmi bir mesajı iletmek için e-posta kullanması olasıdır. Personeline bu tür rutin yazışmalar için resmi bir mektup sunmasına gerek yoktu. Öte yandan, bir politika yönergesini iletiyorsa veya bir öneri veya disiplin cezası veriyorsa, basılı kopya tercih edilen formatta olabilir ve şirket böyle bir belge tutuyorsa. Kağıtsız ofislerde, iş e-postası, konu ne olursa olsun, istenen iletişim şeklidir. Başka bir örnekte istifasını vermek için amirine doğrudan bir rapor yazıyorsa, elden teslim edilen bir iş mektubu istifa etmesinin nedenleri hakkında kısa bir konuşma için kapıyı açar, çünkü mektup bu tür detayları içermemelidir.
