Birçok işletme sahibi, müşterilerini yabancılaştırma veya daha fazla rahatsız etme korkusuyla toplama mektupları ve resmi özürler yazmaya korkmaktadır. Her iki durumda da, önemli bir endişeyi ele almanız ve aynı zamanda müşterinin iyi niyetini korumanız gerekir. Problem çözme mektupları yazmayla ilgili birkaç temel prensibi anladığınızda, bu tür mektupların nasıl iyi niyet oluşturacak şekilde yazılabileceğini öğreneceksiniz.
Biçim ve Stil
Sorun çözme mektubunu, işletme mektubu biçiminde yazılmış minyatür bir makale olarak düşünmek faydalı olabilir. Aynı formatı izleyin, aynı stili uygulayın ve herhangi bir işletme mektubunda olduğu gibi aynı 12-nokta Times New Roman yazı tipini kullanın. Yapmanız gereken tek değişiklik, vücutta kullanılan kelimeler ve bölümlerin kapanmasıdır. Sorun çözme harflerinin çoğunda ekler de bulunur. Bunu, kapanışın bir satırına “Muhafazalar” yazarak belirtin ve ardından harfle birlikte dahil ettiğiniz her belgenin adını listeleyin.
Olumlu Kelimeleri Vurgula
Kısa, doğrudan ve kişiselleştirilmiş mektuplar yanlış anlama şansını azaltır ve genellikle en etkili olanıdır. Ek olarak, olumlu bir bükülmeye sahip kelimelerin olumlu bir yanıt üretme olasılığı daha yüksektir. Purdue Üniversitesi Çevrimiçi Yazma Laboratuvarı, "maalesef" "yapamam", "sorun" ve "başarısızlık" gibi hoş olmayan gerçekleri ifade eden kelimelerden ve ifadelerden kaçınmanızı önerir. Bunun yerine, yapamayacağınız veya yapamayacağınız şeylerden çok ne yapabileceğinizi veya ne yapmak istediğinizi vurgulayın.
Tabloları Açma ve Kapama
Mektubu basit ve doğrudan ifadelerle açın ve kapatın. “… İle ilgili endişelerinizi açıklamaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz” gibi bir açılış ifadesi sorunu işaret eder ve tanımlar. İlişkiyi koruma arzunuzu vurgulayan bir ifade ile kapatın. "İşinize değer veriyoruz" veya "Şirketimizden beklediğiniz yüksek kaliteli müşteri hizmetini sunmayı öneriyoruz" gibi ifadeler iki genel örnektir.
Vücut
Birinci ana paragrafta, müşterinin endişesini anladığınızı göstermek için ilgili arka plan bilgilerine ve önceki iletişimlere başvurun. Üçüncü paragrafta, daha önce aldığınız veya almayı planladığınız iyi niyet jestleri ve eylemleri dahil olmak üzere, soruna net ve özel bir çözüm sunun.Örneğin, bir ilk talep toplama mektubu yazıyorsanız, müşterinin önceki iyi ödeme kaydını not edin, ancak müşteriye ödeme son tarihleri hakkında hatırlatma yapın. Çözüm olarak, alternatif ödeme düzenlemeleri ayarlamak veya geri dönüş telefon görüşmesi karşılığında ödeme tarihini uzatmak için müşteriyle birlikte çalışmayı teklif edin.
