Bir satın alma organizasyonunun yapısı, satın alma sorumluluğu olan tek bir kişiden, büyük bir merkezi departmana veya ayrı yerlerde veya iş birimlerinde çalışan tedarik uzmanlarıyla birlikte merkezi olmayan bir kuruluşa kadar değişmektedir. Reference for Business'a göre, doğru yapıyı elde etmek esastır, çünkü tedarik genellikle bir kuruluşun harcamalarının yarısını oluşturur. Aynı zamanda bir şirketin rekabet stratejisinde önemli bir rol oynar.
Bireysel Satın Alma Sorumluluğu
Başlangıçta veya küçük işletmelerde, finans müdürü gibi bir kişi satın alma sorumluluğunu üstlenebilir. Alternatif olarak, üretim müdürü, ofis müdürü veya pazarlama müdürü gibi yönetim ekibinin bireysel üyeleri, kendi departman gereksinimlerini karşılamak için ürün veya hizmetler satın alabilir. Bu senaryoda, şirket tutarlı bir satın alma prosedürüne sahip olmayacak ve parçalanmış bir tedarikçi grubundan daha iyi anlaşmalar yapmak için herhangi bir satın alma gücüne sahip olmayacaktı.
Satın alma bölümü
Büyüdükçe, şirket profesyonel niteliklere sahip bir tedarik yöneticisi atayabilir. Şirket ayrıca, satınalma ölçeği büyüdüğünde bir veya daha fazla satın alma asistanı da işe alabilir. Yönetici veya ekip, tüm departmanlar için malzeme satın alma, gereksinimlerini tartışma, tedarikçileri belirleme ve siparişleri işleme koyma sorumluluğunu üstlenir. İhale koordine edilerek, şirket tercih edilen tedarikçilerle daha büyük siparişler verebilir. Daha düşük oranlar üzerinde pazarlık yapabilir ve tedarikçilere tutarlı kalite standartları uygulayabilir.
Merkezi Satın Alma Yapısı
Çok sayıda lokasyona, işletme birimlerine veya iş birimlerine sahip şirketler, merkezi veya merkezi olmayan bir yapı işletme seçeneğine sahiptir. Merkezi modelde, tek bir satın alma departmanı, şirket adına satın alma sorumluluğunu üstlenir. Satın alma müdürü, yönetici ve asistanlardan oluşabilecek departman, maliyetleri düşürmek, satın alma verimliliğini artırmak ve tutarlı kaliteyi elde etmek amacıyla kurum genelinde standart politikalar ve prosedürler uygular. Hizmeti farklı yerlere geliştirmek için, belirli tedarik kategorilerini satın almaktan sorumlu uzmanlar atayabilir.
Merkezi Olmayan Tedarik Yapısı
Merkezi olmayan modelde, şirket satın alma yetkisini yerlere ve bölümlere devretmektedir. Satın alma yöneticileri ve yardımcıları, küçük bir merkezi birimden destek alabilseler de, yerel ihtiyaçlar için malzeme satın alırlar. Merkezi olmayan bir yapı özerklik verir ve darboğazları azaltırken, satın alma verimsizliği, tutarsız standartlar ve artan genel tedarik maliyetlerine yol açabilir.
Stratejik Satın Alma Modeli
Kritik mühendislik bileşenleri gibi temel malzemelere ihtiyaç duyan veya kaliteyi çeşitli tedarikçiler arasında uyumlaştırmak isteyen şirketler, geleneksel tedarik uygulamalarından stratejik tedarik ortaklarıyla uzun vadeli ilişkilere geçtiler. Stratejik kaynaklardan sorumlu tedarik ekibinin üyeleri, kritik tedariklere odaklanarak emtia satın alımlarını diğer ekip üyelerine bırakıyor. Stratejik kaynak ekibi, uzun vadeli tedarik sözleşmeleri yapar ve maliyetleri düşürmek, kalite ve üretim seviyelerini uyumlaştırmak ve ortak ürün geliştirme projeleri yürütmek için tedarik ortaklarıyla işbirliği yapar.