Toplantı tutanaklarının uygun şekilde kaydedilmesi, gözden kaçırılabilecek kritik bir adımdır. Bazı durumlarda toplantı tutanağı tutanağının tutulması yasal bir zorunluluk olabilir. Yasal bir zorunluluk olsun ya da olmasın, toplantıyı takip eden herkesi odaklanmış ve yerinde tutmak için iyi bir yoldur ve kuruluşun faaliyetlerinin tarihsel bir kaydını sağlar.
Toplantı gündemi
Bir gündem belirlemek, toplantının örgütsüz kalmasına yardımcı olur ve dakikalar için önceden bir taslak hazırlamanızı sağlar. Bu zaman kazandırır ve tartışıldığı gibi her bir konudaki boşlukları doldurmayı kolaylaştırır.
Ön Bilgiler
"Tarih için Toplantı Tutanakları" "adlı belgenin üst kısmını etiketleyin. Sağ üst köşede, toplantıyla ilgili temel bilgileri listeleyin. Şirketin adını, toplantı tarihini ve yerini ve toplantının başlama ve bitiş tarihini not edin.
Kim katıldı
Tutanak toplantıya kimlerin katıldığını göstermelidir. Her bir kişinin adını ve unvanını listeleyin. Katılımcılar farklı bir organizasyondan geliyorsa veya telefonla ekleniyorlarsa, bunun belirtilmesi gerekir. Ayrıca genel sekreter olan toplantı tutanağını kimin aldığını da not edin.
Tartışma Konuları
Tutanakları derlerken tartışma konularını basit tutun. Her birisinin söylediklerinden alıntı yapma. Konunun temel bir tanımına uyun ve hangi karara veya sonuca ulaşıldığını açıkça belirtin. Dakikalar içinde daha fazla detaylandırmaya gerek yoktur.
Hemen Dakikaları Yaz
Toplantı tutanağını hemen yazın. Dakikalar dolmadan geçen zaman ne kadar uzun olursa, önemli olan bir şeyi unutacaksınız. Bazıları toplantı sırasında bir kayıt cihazının açık olması ve tutanakları derlerken gerektiğinde kontrol edilmesi gereken bir kayıt olması yararlı olur. Toplantı tutanaklarının bir kopyasını katılan herkese dağıtın.
