Bilgi haritalama, prosedürlerini, politikalarını ve destekleyici belgeleri daha önce geliştirmiş olan şirketler için açık ve etkili bir dokümantasyon yöntemidir. Prosedürlerini resmileştirmeye yeni başlayan işletmeler de bilgi haritalama dokümantasyon metodundan faydalanabilirler. Bilgi eşleme, prosedürler arasında talimatların veya bilgilerin tekrarlanmasını önleyerek dokümantasyonu kolaylaştırır. Ayrıca, bir belgenin içindeki bilgilerin daha kolay anlaşılması için düzenlenmesi için bir format sağlar. Şirketinizin dokümantasyonunu bir bilgi haritası formatına dönüştürmek, zaman alan adımlarla birlikte birkaç kolay yolla yapılabilir.
Tüm şirket belgelerini inceleyin ve içeriği benzer talimatları içeren kategoriler halinde sistematik olarak düzenleyin. Çakışmaları ve kopyaları kaldırarak kategori içeriğini iyileştirin.
Örneğin, birçok prosedürün sorumluluklar için bir bölümü vardır. Bu tür içerik için tüm "sorumluluklar" türündeki tüm bilgileri tüm dokümantasyonda derlersiniz. Bunu yaparken, sorumluluklarda veya bir sorumluluğun diğeriyle çakıştığı alanlarda çatışmalar görebilirsiniz. Buradan, çoğaltmaları veya çakışmaları kaldırmak için içeriği düzenleyin. Dikkate alınması gereken diğer içerikler, tanımları ve güvenlik önlemlerini içerir.
Her bir içerik türü için merkezi belgeler veya revizyon kontrollü bilgi depoları oluşturun.
Sorumluluklar örneğimize geri döndüğünüzde, son adımda rafine ettiğiniz sorumluluk içeriğini listeleyen bir belge oluşturun. Sorumlulukların yerine getirildiği prosedürlere referans verdiğinizden emin olun. Bu, dokümantasyona uygun şekilde referansta bulunulmasını sağlar.
Artık benzer içerik merkezi bir belgeye taşındı, eski içerik orijinal prosedürlerden çıkarılabilir. Yeni merkezi referans belgesine referans vererek eski içeriği orijinal prosedürlerden kaldırın.
Revizyon işlemi sırasında kalan dokümantasyon içeriğini bilgi haritalı bir formata güncelleyin. Uygun bilgileri gruplayarak belge içeriğini düzenleyin. Alt başlıkları dahil et. İçeriğin daha iyi görselleştirilmesi için mümkün olan tabloları kullanın. Çalışanların genelde uyguladıkları ancak prosedürde belgelenmeyen aşiret bilgileri veya adımları dahil ederek en iyi uygulamaları belirleyin.
İpuçları
-
Bilgi haritalama basitten karmaşaya kadar uzanır ve yönetim için ölçülebilir geri bildirimler dahil edilerek daha da geliştirilebilir. Daha karmaşık bir uygulama için, haritalanmış veya haritalanmamış işlemlerinizi optimize etmek için kurucu şirket Information Mapping, Inc. gibi kuruluşlardan gelen profesyonel hizmetler kullanılabilir. (Bkz. Kaynaklar)
