Net, iyi yazılmış politikalar ve prosedürler, günlük operasyonların uzun vadeli iş vizyonunuzu ve görev beyanınızı yansıtmasını sağlar. Ayrıca tutarlı ve adil kararlar vermek için bir çerçeve oluştururlar ve işinizin yasal çıkarlarını korumaya çalışırlar. Genel olarak gözden geçirme, test etme, değiştirme ve onaylama işlemlerinden oluşan evlat edinme süreci, politikaların ve prosedürlerin bu hedeflere ulaşma olasılığını engellemekten ziyade geliştirilmesini sağlamak için kritik öneme sahiptir.
Politika ve Prosedür Taslaklarını Gözden Geçirme
Politika ve prosedürlerin yaşam döngüsünün üçüncü aşaması olan evlat edinme aşaması, kapsamlı bir inceleme ile başlar. Pek çok işletmede, yönetim ekibi değişiklik, test veya onay için önerilen kararları almadan önce ilk incelemeyi yapar. Önerilen bir politikanın stratejik bir hedefle bağlantılı olup olmadığına ve prosedürlerin ana politika ile bağlantılı olup olmadığına bakın. Ayrıca, sözlüğün anlaşılabilir olduğundan ve hedef kitleye hitap ettiğinden emin olun. İlk incelemede başarısız olan herhangi bir yazıyı gözden geçirilmek üzere yazara geri gönderin.
Geribildirim Kuralları Oluşturun
Değişiklikle ilgili geri bildirim veya tam revizyon talepleri için son tarihler dahil olmak üzere kurallar oluşturun. İlk gözden geçirmeden sonra geri gönderilen herhangi bir şey, “görüşsüz” gibi bir ifadeyi değil, uygun geri bildirimi içermelidir. Örneğin, geri bildirimin “taslak küçük değişiklikler gerektirir” veya “taslak kabul edilemez ve önemli olması gibi ifadelerle başlamasını gerektirir değişikliklerin etkili olması için. ”Bu açılış açıklamalarını belirli değişikliklerle veya revizyon önerileriyle izleyin.
Test Aşaması
Politika ve ilgili prosedürleri sınırlı bir izleyici kitlesi ve belirli bir süre kullanarak uygulayın. Çoğu zaman, seyirci bölüm veya doğrudan etkilenen kullanıcılardır. Zaman çerçevesi, günlük operasyonlar ve olası yan etkiler üzerindeki etkiyi değerlendirecek kadar uzun olmalıdır. Yöneticilere ve etkilenen çalışanlara, kararın olduğu gibi etkili olup olmadığı ya da değişikliklerin bir uygunluk yönergesiyle uyumlu olarak bir çözümü daha etkili, daha verimli ya da daha fazla yapıp yapamayacağı konusunda geribildirim sağlamaları için talimat verin.
Onayla ve Uygula
Onay, politika ve prosedürlerin onaylanmasında son adımdır. Düz bir örgütsel yapıya ve küçük karar vericilere sahip küçük bir işletme için, bu, işletme sahibinin oturumu kapatması ve insan kaynaklarına kararları çalışan kılavuzuna eklemesi talimatı vermek kadar basit olabilir. Orta büyüklükte veya büyük ölçekli bir işletme için, onaylama, çoğunlukla son bir inceleme ve tartışma ve ardından bir karar oylamasından oluşur. Onaylandıktan sonra politikalar ve prosedürler uygulama aşamasına geçer.
