Bir denetim sırasında, işletme yönetimi süreç veya denetim sonucu üzerinde çok az güç sahibi olduklarını hissedebilir. Ancak, iç denetim departmanı, şirket denetçileri veya dış denetçiler tarafından bir denetim tamamlandığında, iş yönetimi rapora yanıt hazırlamaktan sorumludur. Denetim cevapları zamanında ve özel olmalı ve gerekli bütçeye sahip olmalıdır.
Sağlam bir denetim yanıtı yazmak önemlidir, çünkü denetçiler ve üst yönetim, iş yönetimini taahhüt ettikleri kontrol iyileştirmelerini sağlama konusunda sorumlu tutacaktır.
Denetim Raporuna Cevap Verme
Denetçilerin tespit ettiği kontrol zayıflığına özel çözümler getirin ve niyetlerinizi yorumlamaya yer açmayın. Denetçiler, denetim yanıtınızı gözden geçirecek ve belirledikleri kontrol zayıflıklarını çözüp çözmeyeceğini belirleyecektir. Denetçilerle olan ilişkiniz izin veriyorsa, her bir yanıtı hazırlarken onlara geribildirim verin ve geri bildirimlerini alın. Yanıtınızda mümkün olduğu kadar açık olun, çünkü denetçiler, taahhüt ettiğiniz işlemleri yaptığınızı doğrulamak için geri dönecektir.
Kontrol İyileştirmelerinizi uygulamak için, New York Eyalet Denetçisi Ofisi tarafından önerildiği gibi gerçekçi tarihler belirleyin ve aşırı olmadan cömert olun. Özellikle bilgi teknolojisi sistemleriyle ilgili olanlar gibi zayıf yönlerin kontrol edilmesi, başlangıçta planlanandan daha uzun sürebilir. Çoğu denetim departmanı ve yönetici işletme yöneticisi, belirlediğiniz programa iyileştirmeler getirmenizi bekler. Zaman çerçevesi üzerinde değişiklik yapılmasına izin verilebilir, ancak değişiklik yapmayı zorunlu kılmak için işinizde sert bir değişiklik olmadıkça kaşlarını çattıracaksınız.
Bütçenizin yerinde olduğunu veya denetim yanıtınızda taahhüt ettiğiniz kontrol değişikliklerini yapmak için yerinde olmasını onaylayın. Ekipman ve sistem güncellemeleri, prosedür el kitabının yeniden yazılması ve kontrol zayıflığının giderilmesi için gereken ilave personel sayıları dahil tüm maliyetleri belirleyin. Bütçe ihtiyaçlarınızı yöneticinize iletin ve fonların diğer alanlardan yeniden tahsis edilmesini sağlayın veya iyileştirmelerin zaman dilimlerinde sunulmasına izin vermek için yeni fonların serbest bırakılmasını sağlayın. Genel olarak, üst yönetim, denetçiler tarafından önerilen kontrol iyileştirme ihtiyacını anlayacak ve değişikliklere fon bulacaktır. Denetim yanıtınızdaki gelişmeleri kontrol etmeyi taahhüt ederseniz ve bunları bütçe eksiklikleri nedeniyle teslim edemezseniz, denetçiler bunu bir mazeret olarak kabul etmeyecektir.
Kontrol değişikliklerini uygulamaktan sorumlu bir kişi veya bireyler belirleyin. Değişiklik, operasyonlar, teknoloji ve insan kaynakları gibi birden fazla departmanı içeriyorsa, birden fazla birey sorumlu olabilir. Adı belirtilen kişilerin değişiklikleri gerçekleştirme yetkisine sahip olduğundan emin olun.
İpuçları
-
Denetim sürecinde veya sonucundan ne kadar sinirli olursanız olun, denetçilerle etkileşimlerinizi ve verdiğiniz yanıtları işletme gibi tutmaya çalışın. Mesleki davranışınız, gelecekteki denetçilerle etkileşim kurduğunuzda temettü ödeyecektir.
