Denetimler, şirketler ve devlet kurumları ve akreditasyon kuruluşları tarafından, bireylerin ve işletmelerin istenen sonuçları karşılayıp karşılamadığını, doğru belgelemeyi ve belirlenmiş standartlara uyup uymadığını değerlendirmek üzere yapılır. Ek olarak, denetimler iyileştirme alanlarının belirlenmesinde yardımcı olabilir. Denetim, belirli bilgi parçalarını değerlendirerek ve sonuçları değerlendirerek yapılabilir.
Bir denetim yapmak için bir kontrol listesinin kullanılması, bir denetimde neyin aranması gerektiğinin özelliklerini, sonuçların nasıl ölçüleceğini ve denetim için bir dokümantasyon süreci sağlayacaktır.
Tam olarak neyi denetlemek istediğinizi ve denetimin nasıl sağlanabileceğini belirleyin. Elde etme isteğinizin sonuçlarını ve denetimi tamamlamak için kimin en iyi olduğunu düşünün. Örneğin, bir çağrı merkezi çalışanının performansını denetlemek istiyorsanız, şirketin standartlarını karşıladığından emin olmak için normal bir hafta boyunca bireyin ortalama telefon araması istatistiklerini gözden geçirmeyi düşünün.
Ölçülebilen veya puanlanabilen kesin bir yanıtı cevaplayacak soruları belgeleyin. Örneğin, akreditasyon standartlarına karşı bir politika denetleniyorsa, kontrol listenizde “Bu politika şirketin xxx olmasını gerektiriyor mu?” (Akreditasyon standardının gerekliliğini listeleyin) isteyin.
Denetiminizin her alanına karşılık gelen ölçümler geliştirin ve puanlama yöntemini belirleyin. Örneğin, çalışanların belirli bir eğitimi tamamlayıp tamamlamadığını denetliyorsanız, sorunuzun cevabı evet veya hayır cevabı olacaktır. Genel veya başarılı / başarısız bir skor elde etmek için metodoloji oluşturun.
Her denetimin sonucunu almak için bir kontrol listesi belgesi veya yazılım programı oluşturun. Denetiminizin dokümantasyonu, denetimin tüm yönlerini tamamladığınızı ve her bir unsuru puanladığınızı kanıtlamak için önemlidir.
Denetiminizdeki kriterlerin geçerli olup olmadığını ve elde etmek istediğiniz sonuçların mantıklı olup olmadığını belirlemek için eksiksiz kalite güvence testleri. Denetim tutarlı bir şekilde başarısız olursa veya istenen sonuçları vermezse, denetimi doğru bir şekilde tamamlayıp tamamlamadığınızı değerlendirin. Örneğin, sistem belgelerini denetliyorsanız ve denetim tekrar tekrar başarısız oluyorsa, bilgilerin yakalanması gereken sistemin uygun alanını gözden geçirip geçirmediğinizi belirleyin.
