Bir toplantı, kimin, niçin, nasıl ve neyin belirli bir amaç için neye cevap vereceği konusunda tasarlanmış ortak bir çalışma süreci olarak tanımlanabilir. Etkin olmayan toplantıların özellikleri pasif katılımcıları ve daha önce tartışılan konuların yetersizliğini içerir. Etkili toplantılar aslında bunun tam tersidir. Etkili toplantılar verimliliği, çalışanların moralini ve karını artırabilir.
fonksiyon
Beş P olarak da bilinen etkili toplantılar hazırlamanın ve yürütmenin beş adımı şunlardır: amaç, plan, katılımcılar, katılım ve perspektif, “Yönetim Becerilerini Geliştirme” kitabındaki David Whetten ve Kim Cameron'a dikkat edin. toplantı. Plan, toplantı sırasındaki eylem seyridir. Katılımcılar, katılımcıları ve kolaylaştırıcıları içerir. Katılımcılar ve kolaylaştırıcılardan katılım gereklidir. Perspektif, toplantının gerçekleştirmeyi hedeflediği amaç ve toplantıdan kaynaklanan anlaşmaların bir özetidir.
Araçlar
Oyunlar başarılı toplantılar yapmak için kullanılan en etkili araçlar arasındadır. Hızlı, ucuz, uyarlanabilir, düşük riskli ve katılımcı oyunlar önerilir. Beyin fırtınası, bilgi toplamak ve bir sorunu veya durumu açıklamak için kullanılan başka bir araçtır. Etkili toplantılar için diğer araçlar arasında anketler, anketler, görüşmeler ve çalışma sayfaları bulunur.
Özellikleri
Etkili toplantılar yaratıcı, katılımcı, yenilikçi ve ilgi çekicidir. Zamanında başlayıp bitiyorlar. Birisi tutanakları ve gündemi takip etmek için görevlendirilir. Zamanlanmış aralamalar belirtilen zamanlarda gerçekleşir. Canlı ve olumlu tartışmalar teşvik edilir. Katılımcıların toplantıyı değerlendirmesine izin verilir. Etkin toplantılar, katılımcılar arasında uyumun sağlanmasını sağlayan kolaylaştırıcı ile dostane bir notla sona erer.
Frekans ve Süre
Peter Honey, “Sizin İnsan Becerilerinizi Geliştirin” kitabında, etkili toplantıların ideal olarak en fazla haftada bir kez olmak üzere, genellikle aynı katılımcılar için yapıldığını yazar. En başarılı toplantılar bir saat içinde tamamlanır ve genellikle iki saate kadar uzamaz.
önem
Kötü yönetilen toplantıların çalışanların morali üzerinde olumsuz etkileri vardır, bazıları şüpheci ve karamsar hale gelirken, diğerleri ilgisiz ve dikkatsizdir. Etkili olmayan toplantılar, “Etkin Toplantılar için Yönetici Kılavuzu” kitabındaki Barbara J. Streibel’e, her yıl şirketlere milyarlarca dolarlık fırsat kaybettiklerinde ve zaman kaybettiklerini belirtir. Bir kuruluşun imajına zarar verir, etkin olmayan yönetimini vurgular ve üretkenliği azaltır. Etkili toplantılar, bir şirketin en değerli kaynağını korur: zaman ve yetenek. İşbirlikçi ve etkili toplantılar çalışanlara enerji verir.
