Bir insan kaynakları yönetim sistemi, bir bilgi yönetim sistemi şeklini alabilir. Bir kuruluş iş gücü hakkında bilgi yönetmek için bir İKYS kullanır. Bu bilgi, yöneticilere ve İK uzmanlarına çalışanlarla ilgili karar vermede yardımcı olur. Karar vericilere sunulan doğru bilgiler olmadan, bir İKYS'nin kayıt tutma ve raporlamanın ötesinde çok az uygulaması vardır.
Yetkisiz Erişim
Bir kuruluş İKYS'de çalışanları hakkında kişisel veri topladığında, bazı güvenlik riskleri ortaya çıkabilir. Bir kuruluş çalışanın özel bilgilerini iç ve dış tehditlere karşı güvende tutmak için fon harcar. Elektronik İKYS'nin bir dezavantajı, bir kuruluşun çalışanın özel bilgilerine kimlerin eriştiği hakkında bilgi toplaması gerektiğidir. Bu veri, bir denetim sürecinin takibini gerektirir; bu, izinsiz veya resmi bir amaç olmadan çalışan verilerine erişen bir çalışanın disiplinine veya kovuşturmasına neden olabilir.
Uzmanlık bilgisi
Veri kontrolüne duyulan ihtiyaç İKYS'nin bir diğer potansiyel dezavantajıdır. Bu veri kontrolü, çalışanın özel bilgilerine yetkisiz erişimin ötesine geçer. PeopleSoft gibi bir İKYS kullanan bir kuruluş, sistemi programlamak, sorun gidermek, güncellemek ve desteklemek için kendi teknik personel setini kullanmalıdır. Bir İKYS bir kuruluşun İK personelinin maliyetini azaltmasına yardımcı olabilirken, İKYS çözümüne özgü bilgiye sahip teknik personelin gereksinimlerini artırabilir.
Veri Girişi Hataları
Bir İKYS aynı zamanda sadece insan programcıları ve son kullanıcıları kadar iyidir. Bir İK ana dosyasını güncelleyenler gibi üst düzey erişimi olan kişiler, yanlış bilgileri kasten veya yanlış girebilirler. Veriler yanlış bir şekilde güncellenirse, değiştirilirse veya kaybedilirse, bir kuruluş hükümetin para cezalarına ve İK ana dosyasına verilen zararla ilgili diğer masraflara maruz kalabilir. Çok sayıda dahili kontrole sahip bir sistem seçin, böylece bir çalışan şirketinizin ana dosyasında değişiklik yapamaz.
