1980'lerde ve 1990'larda, yalnızca orta ve büyük şirketler pahalı insan kaynakları bilgi sistemlerini (HRIS) karşılayabilirdi. Bu programlar, büyük anabilgisayar bilgisayarları ve bunları işletmek ve bakımını yapmak için yüksek vasıflı programcılar gerektiriyordu. Bugün, hemen hemen her şirket yalnızca bir insan kaynakları bilgi sistemini karşılayamaz, ihtiyaç duymaz. 10'dan az çalışanı olan bir şirket bile, temel insan kaynakları süreçlerini otomatikleştirmek için bir masaüstü bilgisayara kurulabilecek temel bir HRIS programını satın alabilir.
HRIS Nedir?
Temel olarak, bir HRIS bir veri tabanı veya bilgi paylaşan bir veri tabanları birleşimidir. Örneğin, çalışanı işe alma veritabanı iş başvurusuyla ilgili tüm bilgileri toplar. Bir işletme yeni bir çalışanı işe aldığında, kişinin temel demografik bilgileri diğer HRIS modülleri ile paylaşılır, böylece İK personeli üyeleri verileri tekrar girmek zorunda kalmaz.
İşlemleri Otomatikleştirme ve Düzenleme
Bir HRIS'in üç temel bileşeni vardır - çalışan bilgileri, bordro ve sosyal haklar. Bunlar bir kuruluşun insan kaynakları departmanının temel iş fonksiyonlarını temsil eder. HRIS, İK personelini proje çalışması yapmak ve sorunları çözmek için serbest bırakan bu süreçleri otomatikleştirmeye ve düzenlemeye yardımcı olur. Örneğin, çalışanlar bir kimlik numarası kullanır veya her sabah check-in yapmak için verileri otomatik olarak HRIS'e otomatik olarak aktaran elektronik bir zaman saati için bir çalışan kimlik kartını "kaydırır". Bu, maaş bordrosu personelinin çalışan çalışma saatlerini kağıt zaman kartlarından bordro sistemine manuel olarak girme ihtiyacını ortadan kaldırır.
İş başvuru süreci, bir HRIS'in maliyetleri nasıl azaltabileceğinin bir başka güzel örneğidir. Birçok şirkette adaylar İnternet üzerinden iş başvurusunda bulunurlar. Bu, İK personelinin artık uygulamaları fiziksel olarak ele almak, sıralamak ve uygun departmanlara iletmek zorunda kalmayacağı anlamına geliyor.
Raporlama ve Karar Destek
Temel İK süreçleri otomatik hale getirildiğinden ve gerekli tüm bilgiler bağlı veritabanlarında saklandığından, bir HRIS raporlama ve yönetim karar destek faaliyetlerini basitleştirir. Çoğu sistemde, işletmeyi yönetmek ve geleceğe yönelik ödeme süreleri ve yıllara göre tazminat, sosyal haklar kaydı ve çalışanın zamanı ve katılımı gibi planlar için kullanılabilecek çeşitli standart İK raporları bulunur. Birçok İK sistemi, kullanıcıların belirli sorunları analiz etmek veya stratejik planlamada yönetime yardımcı olacak eğilimleri tanımlamak için özel raporlar geliştirmelerine izin verecektir.
Yasal Uygunluk Desteği
Bu sistemler, W-2 Ücret ve Vergi Beyanı, Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu EEO-1 İşveren Detayı ve Özet Raporu ve İşçi Hastalıkları ve Yaralanma Bakanlığı Raporu (OSHA 301) gibi eyalet ve federal kurumlarca istenen raporları ve belgeleri oluşturur. Rapor).
Bir HRIS, kıdem tazminatını terfi, işten çıkarma ve maaş artırma amacıyla takip etme gibi günlük işlemlere dahil ederek sözleşmenin gerekliliklerini pazarlık iş sözleşmesi olan işletmelere yardımcı olabilir. Bilgi teknolojisi ayrıca İK Departmanının çalışan şikayetlerini ve performans sorunlarını izlemesine yardımcı olur.
HRIS Bağlantıları
Sistemin karmaşıklığına bağlı olarak, bir HRIS programı veri paylaşımı ve finans ve tedarik zinciri yönetimi gibi diğer temel iş sistemleriyle entegrasyona izin verecektir. Ek olarak, bazı sistemler sağlık sigorta şirketleri ve emeklilik fonları yöneticilerine ağ bağlantıları sağlayabilir. Bu, işveren ve sigorta şirketi veya fon yöneticilerinin çalışan bilgilerini hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmalarını sağlar.
HRIS ayrıca bir şirketin insan kaynakları departmanını yöneticileri ve çalışanları ile ilişkilendirir. Bir şirkete ait olan ve işletilen güvenli bir özel bilgisayar ağı olan bir Intranet kullanarak çalışanlar çalışma saatlerini girebilir, sosyal yardım programlarına veya sürekli eğitim kurslarına katılabilir ve İK departmanından iletişim alabilir.
