Purdue Üniversitesi Çevrimiçi Yazma Laboratuvarı'na (OWL) göre, sorunları vurgulamak veya çözmek için notlar yazılır. Northern Kentucky Üniversitesi İşletme Fakültesi, notların sınırlı alanda çok fazla bilgi iletmesi gerektiğini açıkladı. Bir faturanın nasıl biçimlendirileceği şirkete, notun amacına ve not alıcılarına bağlıdır. Dahili personel notları, ekipmanın doğru kullanımı için bilgiler, analizler ve sonuçlar, çalışma saatleri hakkında bilgiler veya talimatlar sağlayabilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
kâğıt
-
Kalemler ve kurşun kalemler
Bir faturanın temel amacını ve biçimini öğrenin. Notlar genellikle çalışanlarla iletişim kurmak için kullanılan dahili belgelerdir. Amaçlar, politika hatırlatıcılarını, işlem taleplerini, bir değişikliği bildirmeyi veya resmi bildirimde bulunmayı içerebilir. Not formatı bir başlık, giriş, vücut, özet ve kapanış içerir. Ekler, belgenin altında belirtilmiştir.
Notunuzun amacını ve varsa eklerin dahil edileceğini belirleyin. Notun alıcılarını belirleyin. Genellikle, denetçiler ve yöneticiler notların kopyalarını alırlar ve bir dosyayı bir kopyaya dahil etme zorunluluğu olabilir. Notun ne söyleyeceğini belirleyin ve kaba bir taslak oluşturun. Notlar için onaylanmış antetli kağıtları kullanmak için şirket politikasını kontrol edin.
Başlığı “Tarih” ile başlayarak tamamlayın. Ana alıcıların adlarını ve başlıklarını “Kime” bölümüne ekleyin. Bu bir veya daha fazla kişi olabilir veya tüm hesap yöneticileri gibi bir grup insanı belirtebilir. “Cc” bölümüne notun kopyalarını alacak olanların adlarını ve unvanlarını ekleyin. “Kimden” bölümüne notu gönderen kişinin adını ve başlığını ekleyin. “Konu” bölümüne notun amacını açıklayan kısa bir başlık ekleyin.
Notun amacını açıklayan, amaç için arka plan sağlayan ve sonraki paragraflarda ne izleyeceğine dair genel bir bakış içeren giriş paragrafı ekleyin. Not politika veya diğer kritik bilgileri içeriyorsa okuyucular için bir uyarı ekleyin.
Giriş ve genel bakışta genişleyen notun gövdesindeki veya ana metindeki bilgileri ekleyin. Örneğin, politika değişikliğine yol açan arka planı sağlayın. Paragrafları içeriğe göre ayırın ve sıralayın. Not boyunca kısa paragraflar kullanın. Bu bölüm, notun amacına bağlı olarak bir veya iki paragraf veya birkaç sayfa olabilir.
Özeti yerleştirin ve kapatın. Özet, bir sayfalık notlar için gerekli olmayabilir, ancak karmaşık bilgi veya talimatlar içeren uzun belgelerde yardımcı olabilir. Okuyucuya teşekkür ederek ve soruları yanıtlarken ya da not içeriğini açıklarken yardımınızı vererek kapatın. Bir özetin yokluğunda, kapanış paragrafına kısa bir özet ekleyin. Not içeriği gizli ise okuyucuları bilgilendirin.
Notun sonunda, notta belirtilen eklerin bir listesini not edin. Eklerin listesini belirtmek için “Ekli” veya “Kapalı” kelimelerini kullanın. Notta referanslanmayan ekleri dahil etmeyin.
Notu imzala. Not yazarları genellikle “Kimden” girişinin yanındaki başlık bölümündeki notları başlatır veya imzalar. Resmi bir not, belgenin sonunda tam bir imza ve tarih satırı gerektirebilir.
İpuçları
-
Stili ve biçimlendirmeyi öğrenmek için şirket notlarının kopyalarını inceleyin. Not göndermek için onay gerekip gerekmediğini sorun.Nota eklemeden önce tüm gerçek bilgileri doğrulayın. Birinden notunuzu onaylamasını isteyin.
