Etkili iş raporları yazmanın bir çok özelliği vardır. Örneğin, yöneticiler raporlarını önceden belirtmeli ve böylece gerekli tüm bilgileri içermelidir. Ek olarak, yöneticiler tipik okuyucunun bilgi tabanının dışındaki özel terimleri veya kelimeleri açıklamalıdır. Ancak, beş temel özellik en etkili iş raporlarının altını çizme eğilimindedir.
tamlık
Raporlar ne aktarmaya çalıştıkları konusunda eksiksiz olmalıdır. Raporun tamamını yazmanın en iyi yolu, tüm hedeflerinizi karşıladığınızdan emin olmaktır. Örneğin, bir pazarlama araştırması raporunun amacı, ürünler, fiyatlar ve müşteri hizmetleri ile müşteri memnuniyet seviyelerini belirlemek olabilir. Ek olarak, amacınız bazı müşterilerin neden ürünlerinizi veya hizmetlerinizi satın almaktan vazgeçtiğini bulmak olabilir. Tipik bir iş raporunun yapısı bir giriş, yapı ve sonucu içerir. Ayrıca, yalnızca raporunuzun sonuçlarını taramak için zamanı olan yöneticiler veya iş arkadaşları için bir yönetici özeti de eklemelisiniz. Yönetici özetinizde madde işaretleri kullanın ve yalnızca en önemli noktaları veya bulguları vurgulayın.
doğruluk
Gerçekleri veya rakamları belirtirken raporlarınız her zaman doğru olmalıdır. Örneğin, pazarlama yöneticileri finansal bilgilerinin raporlarında kesilmesini isteyebilirler. Finans yöneticisi, pazarlama araştırması yöneticisine iki yıl boyunca üç ayda bir satış ve kar rakamları sağlayabilir. Bu satışları ve karları bir rapora dahil ederken doğru bir şekilde raporlamak pazarlama araştırma yöneticisinin görevidir. Benzer şekilde, bazı ifadelerinizi referanslarla yedeklemeniz gerekecektir. Bu nedenle, herhangi bir referans vermeden önce başka bir yazarın ifadelerini tam olarak anladığınızdan emin olmanız gerekir.
Basit Dil Kullanımı
Girişimci web sitesine göre, raporunuzdaki mesaj basit olmalıdır. Raporlarını, ortaöğrenim görmüş bir kişiye hitap ediyormuş gibi yazmalısınız. Soyut fikirler veya konular için basit kelimeler ve açıklamalar kullanın. Bir yönetici, aynı zamanda alan dışından izleyici üyelerine hitap ederken teknik terimleri kullanmaktan da kaçınmalıdır. Örneğin, pazarlama araştırması meslekleri, "açık uçlu" ve "kapalı uçlu" pazarlama araştırması terimleri yerine "çoktan seçmeli" ve "boşluk doldurma" gibi sözcükleri kullanmalıdır. Ayrıca cümleleri kısa tutun ve konuya dikkat edin.
Doğru Yazım, Noktalama İşaretleri ve Fiil Zamanı
Yazım ya da dilbilgisi hatalarıyla raporları doldurmak için hiçbir sebep yoktur. Raporlarınızı her zaman bilgisayarınızdaki yazım denetleyicisinden geçirin. Muhtemel gramer hataları veya yanlış fiillerin kullanımı için raporunuzu bir başkasına bildiriniz. Tüm raporların uygun yerlerine virgül, nokta, soru işareti ve ünlem işareti eklediğinizden emin olun.
Aktif Bir Ses Kullan
Aktif ses, pasif ses yerine, raporlarınızda otorite ile yazmanıza izin verir. Pasif meslektaşları yerine, yönetilen ve incelenen sözcükler veya ifadeler kullanın: yürütmek, yönetmek ve ölçmek. Daha aktif bir sesi temsil ettiği için "ed" ile biten kelimeleri kullanın.
