Herhangi bir işletme ortamında, toplantılar kaçınılmazdır. Çoğu zaman bu toplantılara katılmak isteyenlerin dehşet içinde gördüklerini söylediler. Belki de çok uzun sürdükleri için, çünkü toplantının gerçekleşmesi için net bir neden yok veya belki de hiçbir zaman bu toplantılarla çözülecek gibi görünmüyor. Amaç, ürün, katılımcılar, muhtemel konular ve süreç: Beş etkin toplantı P'sini açıkça karşılamıyorlar.
amaç
Bir toplantının amacı, toplantının yapılması gerekliliği, gündem veya katılımcılar tarafından görüşülmesi gereken temel hedefler olarak tanımlanır. Tartışılacak bir konu bulunmuyorsa, toplantı yapmak için bir neden yoktur. Net bir amacı olmayan toplantılar herkesin zamanını boşa harcar.
Ürün
Bir toplantının ürünü, her şey söylendiğinde ve yapıldığında elde edilmesi gereken sonucu açıklar. Bu sadece toplantının istenen sonucu değil, aynı zamanda gelecekteki şirket projeleri ve toplantı sırasında tartışılan ürünlerin de istenen sonuçlarıdır. Toplantının ürününü ön belirtmek, toplantıları yolunda tutar, konuşmaların toplantı amacını yerine getirmeyen konulara sapmasını önler.
Katılımcılar
Toplantı katılımcıları, yalnızca katılmaları gereken kişileri, görüşlerini veya işlerini yapan kişileri, toplantının amacını ve ürününü doğrudan etkilemektedir. Örneğin, hastane sağlık personeli hastane bilgisayar sistemleri ile ilgili bir toplantıya katılamaz. Bununla birlikte, hemşireler ve doktorlar, sağlık ve hastalık konularını içeren toplantılara ya da lisanslarını güncel tutmaları için gereken Sürekli Eğitim Birimlerini, CEU'ları almalarına yardımcı olacak toplantılara katılacaklardır.
Muhtemel Sorunlar
Muhtemel sorunlar, katılımcılar arasında ortaya çıkması muhtemel endişeler, gündemdeki maddelerin mevcut durumuyla gördükleri sorunlar veya toplantı sırasında ortaya çıkan olası çözümlerle öngördüğü herhangi bir problemdir. Muhtemel sorunlar arasında, toplantıya hazırlanırken dikkatini çekmiş olabilecek herhangi bir hatayı yakalamak da bulunmaktadır. Örneğin, birisi gündemde listelenen sorunlara olası çözümler hakkında bir sunum yapıyor. Toplantıdaki bir kişi bir ya da iki gerçeğin eksik olduğunu ve bu gerçeklerin toplantının sonucu ya da çözümü üzerinde derin bir etkisi olabileceğini fark edebilir. Meseleler, bir projenin maliyeti ile veya bir projeyi tamamlamak için harcanan zamanla ilgili bir sorun olabilir.
süreç
Toplantı süreci, toplantıyı takip etmek ve toplantı amacına ulaşmak için gereken adımları içerir. Ayrıca gelecekteki projelere ulaşmak için bir plan oluşturma ve bunları tamamlama yolunda ilerletmeye devam etmeleri için malları içerebilir. Sürecin ilerleyen adımlarda listelenmesi, herkesin toplantı, proje ya da satış amacını ve sonucunu gerçekleştirdiğinden emin olmalarını sağlar. Toplantının ilerlemesini takip etmenin bir yolu.
