Bir şirketin, örgütün veya başka bir grubun saymancısı, grubun bütçesini ve harcamalarını takip eder. Sayman işine sahipseniz, yönetim kurulu toplantılarında bir rapor hazırlamak ve sunmaktan sorumlusunuz. Bu rapora dahil etmeniz gereken, zaman dilimindeki giderlerin ve grubun şu anki varlıklarının özetini içeren bir kaç madde var.
Toplantıdan önce raporun yazılı bir versiyonunu hazırlayın. Bu rapor dört maddeden oluşmalıdır: dönemin başındaki bakiye, dönemin geliri, dönemin giderleri ve dönem sonunda bakiye. Katılacağınız her üye ve bir kaç ekstra için bir kopyasını çıkarın ve sunuma başlamadan önce kopyaları verin.
Grubunuzun veya şirketinizin son toplantınızdan itibaren dönem başında sahip olduğu tüm hesapların bakiyesini belirtin. Bu sayı tüm hesapların toplamı bir dolar olmalıdır. Sayının görselleştirilmesini ve hatırlanmasını kolaylaştırmak için sent kullanmayın. Bu raporun geri kalanı için iyi bir başlangıç noktası sunacak.
Dönemi veya aldığınız parayı dönem boyunca belirtiniz. Her ay gelirin aynı veya benzer olduğu bir organizasyonda çalışıyorsanız, bu konuda derinlemesine gitmenize gerek yoktur. Tipik olmayan büyük bir gelir kaynağınız varsa, bu paranın nereden geldiğini açıklamanız gerekir.
Grubunuzun zaman dilimi için yaptığı harcamaları açıklayın. Gelen fonlar gibi, giden fonların da, kurulun bildiği harcamaları tekrar ediyorlarsa - örneğin faturalar veya işçilerin maaşları gibi - derinlemesine açıklanması gerekmez. Olağandışı büyük bir masraf varsa, masrafın ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu açıkladığınızdan emin olun.
Sonuç olarak, eldeki nakit para ve yatırımlar dahil tüm hesapların bakiyesini belirtin. Bu rakam, kurul üyelerinin toplantı sırasında harcama kararları için temel olarak kullanacaklarıdır. Bitirmeden önce, herhangi bir açıklamaya ihtiyacı olup olmadığını sorun.
